文秘崗位基礎(chǔ)知識(shí)

　　在一個(gè)企業(yè)中,文秘工作具有十分重要的作用,相關(guān)政策法規(guī)的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業(yè)的理念、員工的聲音,規(guī)章制度、信息傳遞、社交關(guān)系、溝通聯(lián)絡(luò)等等,都會(huì)在文秘工作中體現(xiàn)出來(lái)。下面是文秘崗位基礎(chǔ)知識(shí)，隨小編一起來(lái)看一下吧。

　　秘書(shū)是公司和當(dāng)?shù)陿?shù)立于客戶面前的形象窗口，是一個(gè)樞紐起著承上啟下的作用，是店長(zhǎng)的左右手。一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)能為主管分擔(dān)一半以上的事務(wù)及管理工作。店務(wù)秘書(shū)的主要工作職責(zé)有：店內(nèi)事務(wù)管理;互動(dòng)管理;與總部溝通管理;緊急事務(wù)應(yīng)對(duì)管理

　　(一)客戶資料管理

　　【總客戶登記冊(cè)】用于登記當(dāng)天值班接待的上門(mén)客人和經(jīng)紀(jì)人當(dāng)天獲取的除上門(mén)外的客人，秘書(shū)負(fù)責(zé)提醒督促經(jīng)紀(jì)人將當(dāng)天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊(cè)上。及時(shí)更換收藏已登記滿的總客戶登記冊(cè)，存檔一年后作廢銷(xiāo)毀。

　　【登報(bào)客戶登記表】用于登記登報(bào)來(lái)電問(wèn)詢的客戶，編號(hào)并與當(dāng)天下午下班前統(tǒng)一分配給經(jīng)紀(jì)人，督促跟進(jìn)。及時(shí)收藏半年后作廢銷(xiāo)毀。

　　(二)制度執(zhí)行

　　秘書(shū)在執(zhí)行制度過(guò)程中應(yīng)以《公司制度》、《行為規(guī)范》及當(dāng)?shù)旯芾碇贫葹闃?biāo)準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時(shí)，及時(shí)給予提醒，或匯報(bào)店長(zhǎng)，由店長(zhǎng)決定是否處罰，店長(zhǎng)確定處罰，秘書(shū)開(kāi)罰單，店長(zhǎng)簽字，秘書(shū)執(zhí)行罰款。

　　(三)考勤管理：秘書(shū)應(yīng)該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細(xì)內(nèi)容，嚴(yán)格監(jiān)督打卡情況。中國(guó)房地產(chǎn)中介聯(lián)盟網(wǎng)--聯(lián)盟吧-

　　(四)值班管理：秘書(shū)于當(dāng)月的最后一天制定下月的值班表，由店長(zhǎng)確認(rèn)簽字生效，于晚會(huì)告知傳閱并張貼告示當(dāng)?shù)晖�仁，以便于�?jīng)紀(jì)人提前做計(jì)劃。

　　(五)衛(wèi)生管理：當(dāng)天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書(shū)應(yīng)監(jiān)督當(dāng)?shù)晷l(wèi)生及辦公設(shè)備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒(méi)做衛(wèi)生或馬虎對(duì)待的，告知店長(zhǎng)，由店長(zhǎng)處罰。每月負(fù)責(zé)組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。

　　(六)表格表單管理

　　【普通表單格】：經(jīng)紀(jì)人用和秘書(shū)用的表單格分類(lèi)存放于固定位置，并標(biāo)識(shí)清楚，一周整理一次，及時(shí)備存，確保各類(lèi)表單格齊全供經(jīng)紀(jì)人使用。

　　【特殊表單格】：租賃合同和收據(jù)要在租賃專(zhuān)員提出申請(qǐng)時(shí)發(fā)放，發(fā)出24小時(shí)內(nèi)收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同(一式三份中的其中一份)。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當(dāng)月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財(cái)務(wù)部

　　(七)當(dāng)?shù)贽k公用品和基金的管理

　　【辦公用品的領(lǐng)用】制作成一份辦公用品領(lǐng)用登記表，監(jiān)督領(lǐng)用登記，月底統(tǒng)計(jì)，供數(shù)據(jù)分析用。對(duì)當(dāng)?shù)贽k公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，如出現(xiàn)故障先尋找原因，在能力范圍內(nèi)的盡量獨(dú)立解決，在能力范圍外的及時(shí)與廠家或其他服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)系。

　　【當(dāng)?shù)昊�金的管理】：根�?jù)當(dāng)?shù)昃唧w情況于月初或月末將當(dāng)?shù)昊�金收支明�?xì)表張貼告示

　　(八)數(shù)據(jù)匯總

　　【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計(jì)，帶看量、簽單數(shù)匯總。

　　【每月】：月考勤匯總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細(xì)統(tǒng)計(jì)，當(dāng)?shù)暝捹M(fèi)及辦公用品費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。

　　(九)接待

　　【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時(shí)接待上門(mén)客戶，將客戶信息分類(lèi)登記于登記表中，盡量詳細(xì)具體，并于當(dāng)天交接給值班人員。秘書(shū)所接待的房源及客人統(tǒng)歸當(dāng)天值班人員所有。

　　【同事接待】：來(lái)者是客，到當(dāng)?shù)陙?lái)的他店經(jīng)紀(jì)人或其他部門(mén)的同事都應(yīng)熱情接待，倒水讓座，提供恰當(dāng)?shù)膸椭��?/p>

　　【注意事項(xiàng)】：

　　a：秘書(shū)是公司的形象代表，是當(dāng)?shù)甑拇翱诤蜆屑~，接待禮儀要規(guī)范細(xì)致到位。

　　b：隨時(shí)保持飽滿的精神狀態(tài)。

　　(十)注意職責(zé)與工作任務(wù)：

　　1、負(fù)責(zé)公司內(nèi)、外部文書(shū)處理：負(fù)責(zé)集團(tuán)公司相關(guān)資料文件的接收、裝訂、傳閱、送簽;負(fù)責(zé)集團(tuán)公司內(nèi)的復(fù)印、傳真、打印等工作。

　　2、協(xié)助辦公室主任進(jìn)行相關(guān)會(huì)議的組織，并做好記錄：負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄和整理;負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)所的安排與布置;負(fù)責(zé)會(huì)議的服務(wù)工作及相關(guān)活動(dòng)的安排;負(fù)責(zé)會(huì)議相關(guān)資料的編印。

　　3、協(xié)助辦公室主任做好公司的接待工作：協(xié)助辦公室主任負(fù)責(zé)公司來(lái)訪人員的接待，包括外事活動(dòng)的組織、接待、翻譯工作;協(xié)助辦公室主任負(fù)責(zé)公司相關(guān)公共關(guān)系的建立和保持。

　　4、協(xié)助辦公室主任做好其它各項(xiàng)工作：協(xié)助辦公室主任做好公司印簽的使用與管理，并做好用印的登記，以備查。

　　5、協(xié)助檔案管理員做好檔案管理工作。

　　6、完成辦公室主任交辦的其它各項(xiàng)工作。

　　(十一)權(quán)力和責(zé)任：

　　權(quán)力：相關(guān)文書(shū)的起草權(quán)。

　　考核指標(biāo)：文書(shū)起草、會(huì)議記錄完成質(zhì)量及完整性;文書(shū)收發(fā)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性;考勤、服從安排、遵守制度;其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能。

　　文秘包括哪些專(zhuān)業(yè)？

　　首先我們要清楚的是文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)的類(lèi)型屈指可數(shù)，根據(jù)最新的資料顯示，文秘類(lèi)包括現(xiàn)代文秘一個(gè)專(zhuān)業(yè)。但是其實(shí)與文秘相關(guān)的專(zhuān)業(yè)卻是數(shù)不勝數(shù)，這也就意味著文秘專(zhuān)業(yè)的人可以做相關(guān)的工作。

　　本專(zhuān)業(yè)通過(guò)學(xué)習(xí)文秘專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)，掌握較強(qiáng)的協(xié)作能夠進(jìn)行文書(shū)和秘書(shū)的相關(guān)工作，一般要求大家具備文章寫(xiě)作、文學(xué)編輯、新聞寫(xiě)作和公關(guān)能力。而文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)的課程主要包括公關(guān)寫(xiě)作、文件管理、檔案管理、辦公自動(dòng)化、企業(yè)管理學(xué)、傳播學(xué)、普通心理學(xué)、商務(wù)英語(yǔ)、實(shí)用英語(yǔ)寫(xiě)作、公共關(guān)系學(xué)、人力資源管理、秘書(shū)實(shí)務(wù)等。

　　專(zhuān)業(yè)介紹

　　基本要求

　　1、客觀素質(zhì)

　　正所謂身體是革命的本錢(qián)，雖然說(shuō)文秘類(lèi)工作并不需要高強(qiáng)度的體力勞動(dòng)，但是事多繁雜卻需要強(qiáng)大的身體素質(zhì)支撐，往往從事文秘工作的人需要來(lái)回奔波也是比較辛苦的。

　　2、主觀素質(zhì)

　　文秘類(lèi)主要還是從事于上下級(jí)的工作和人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，所以要求保持良好的心理狀態(tài)，不能被個(gè)人情緒所左右，否則的話將會(huì)無(wú)法進(jìn)行正常的溝通，具有博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感是重中之重。

　　就業(yè)前景與方向

　　其實(shí)文秘專(zhuān)業(yè)之所以受歡迎就是因?yàn)樗�的職業(yè)涵蓋面廣，基本上從事文書(shū)類(lèi)的工作都需要這個(gè)專(zhuān)業(yè)的人才，無(wú)論是各級(jí)各類(lèi)企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、公司輸送還是企業(yè)廣告、公共關(guān)系、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、人力資源管理、信息處理、客戶溝通協(xié)調(diào)、客戶市場(chǎng)開(kāi)發(fā)等工作都可以勝任，除此之外還是有文字速錄的工作也能夠輕松駕馭，關(guān)鍵是就業(yè)率很高。

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