公司檔案管理制度

時間：2025-05-12 10:29:25 管理制度我要投稿

公司檔案管理制度[錦集15篇]

　　在日常生活和工作中，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度就是在人類社會當(dāng)中人們行為的準(zhǔn)則。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編幫大家整理的公司檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。

公司檔案管理制度[錦集15篇]

公司檔案管理制度1

　　一、客戶資料管理辦法總則。

　　為了提高客戶資料的有效性和利用率，加強(qiáng)客戶資料管理，做好客戶服務(wù)品質(zhì)提升和客戶關(guān)系維護(hù)的基礎(chǔ)工作，提升客戶滿意度和忠誠度，使公司對客戶的管理規(guī)范化、有效化，保證穩(wěn)定開展，特制訂本客戶資料管理辦法。

　　二、客戶資料管理辦法管理范圍。

　　1、公司已合作客戶（老客戶）、未合作客戶、潛在客戶、流失客戶等客戶資料都納入本管理辦法范圍。

　　2、客戶資料的管理包括客戶資料的收集、整理、查閱、分析等方面。

　　3、公司客戶為與公司有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商和經(jīng)銷商及合作的重點(diǎn)客戶、品牌客戶。

　　三、客戶資料的內(nèi)容。

　　完整的客戶資料包括以下資料信息：

　　1、公司信息部負(fù)責(zé)公司所有客戶基本信息的匯總、整理。

　　a、客戶基本資料的收集是業(yè)務(wù)拓展的`基礎(chǔ)，也是客戶資料管理的第一步。客戶基本資料的收集主要由市場人員完成，市場人員要熟練掌握各種客戶資料收集的有效方法，積極主動的收集客戶信息。

　　b、客戶基本信息包括客戶的企業(yè)名稱、地址、所有者（法人代表）、成立時間、企業(yè)性質(zhì)、所屬行業(yè)、注冊資料、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話、傳真、郵箱）等方面。

　　C、對經(jīng)銷商、重點(diǎn)/品牌資料要在ERP中規(guī)范管理。建立必要的信息系統(tǒng)，如客戶性質(zhì)/客戶合作年限/經(jīng)營品牌/信用評估/財務(wù)狀況/人員狀況等。

　　2、建立客戶檔案，并編制客戶一覽表供查閱。

　　1）、每發(fā)展、接觸一個新客戶，均應(yīng)建立客戶檔案戶頭；

　　2）、客戶檔案適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，摸清客戶基本信息，如客戶名稱、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話、傳真、經(jīng)營范圍、注冊資本等。

　　3）、建立客戶特征資料，客戶特征資料包括企業(yè)規(guī)模（營業(yè)額、員工人數(shù)）、采購決策特征、具體需求、決策者個人信息（愛好或偏好、生日等）、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢等。

　　3、客戶檔案的更新、修改。

　　1）、客戶單位的重大變動事基、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案；

　　2）、對客戶單位的重大變動事項(xiàng)、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案；

　　3）、積累客戶年度業(yè)績和財務(wù)狀況報告。

　　4）客戶在財務(wù)上的開戶、更改戶名需提供紙制申請，并做好檔案記錄（銷售中心及財務(wù)部存檔，公司ERP做好記錄和分類，及時和相關(guān)人員溝通，并做好記錄）

　　4、建立客戶交易資料

　　客戶與競爭對手合作信息（合作方式、交易額、付款方式）、客戶與公司歷史交易信息（合作方式、交易額、付款方式、合同編號、流失原因）等。

　　四、公司各部門與客戶接觸的重大事項(xiàng)，均須報告信息部（除該業(yè)務(wù)保密外），不得局限在業(yè)務(wù)人員個人范圍內(nèi)。

　　五、員工調(diào)離公司時，不得將客戶資料帶走，其業(yè)務(wù)部門會同信息部將其客戶資料接收、整理、歸檔。

　　六、建立客戶信息查閱權(quán)限制，未經(jīng)許可，不得隨意調(diào)閱客戶檔案。

　　七、客戶管理。

　　1、接待客戶，按公司對外接待辦法處理以及招待費(fèi)用管理辦法進(jìn)行審批接待。

　　2、與客戶的信函、傳真、長話交往，均應(yīng)按公司各項(xiàng)管理辦法記錄在案，并整合在客戶檔案內(nèi)。

　　3、對一些較重要、未來將發(fā)展的新客戶，公司要有兩個以上的人員與之聯(lián)系，并建立聯(lián)系報告制。

　　4、負(fù)責(zé)與客戶聯(lián)系的員工調(diào)離公司時，應(yīng)由公司及時通知有關(guān)客戶，產(chǎn)指派其員工頂替調(diào)離員工迅速與客戶建立聯(lián)系。

　　八、客戶資料管理辦法附則。

　　本客戶資料管理辦法由公司銷售中心解釋、補(bǔ)充，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

公司檔案管理制度2

　　第一條

　　為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條

　　檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

　　1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

　　第三條

　　歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的.文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。

　　6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　第四條

　　檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

　　第五條

　　檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

　　第六條

　　二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

　　第七條

　　本制度從二O一一年十月一日起執(zhí)行。

公司檔案管理制度3

　　為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

　　一、檔案資料的歸檔管理

　　1.歸檔范圍

　　a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

　　c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.歸檔要求

　　a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。

　　b.歸檔的文件材料要完整齊全。

　　c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

　　d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

　　3.歸檔時間

　　a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

　　b.員工檔案及時歸檔。

　　c.財務(wù)檔案按季度歸檔。

　　4.歸檔份數(shù)

　　a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

　　b.重要的`和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

　　5.不歸檔文件材料的范圍

　　a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。

　　b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

　　c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

　　d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。

　　f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。

　　6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料的保管

　　1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

　　2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募䦅A;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。

　　3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。

　　4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。

　　5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

　　6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。

　　三、檔案資料借閱管理

　　1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報行政部主任批準(zhǔn)。

　　3.在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

　　a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

　　b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。

　　c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

　　4.借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

　　5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

　　6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

　　7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　四、檔案鑒定和銷毀

　　1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.鑒定的主要項(xiàng)目有:

　　a.檔案保管期限表。

　　b.對到期檔案提出存、毀意見。

　　3.確定保管期限原則:

　　a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

　　b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

　　5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　6.銷毀檔案的程序:

　　a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

　　c.銷毀檔案時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

公司檔案管理制度4

　　一、每期月結(jié)賬后會計(jì)人員應(yīng)及時打印會計(jì)憑證，按照會計(jì)規(guī)范裝訂成冊。

　　二、每期年結(jié)賬后會計(jì)人員應(yīng)及時打印各類會計(jì)賬冊，按照會計(jì)規(guī)范裝訂成簿。

　　三、每期的財務(wù)報表、稅務(wù)報表、其他相關(guān)財務(wù)資料應(yīng)規(guī)范整理，定期裝訂。

　　四、會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)報表、稅務(wù)報表、其他相關(guān)財務(wù)資料嚴(yán)格按照會計(jì)檔案規(guī)范進(jìn)行保管。

　　五、會計(jì)檔案的查閱權(quán)限限于財務(wù)人員、稅務(wù)檢查人員、公司總經(jīng)理及副總經(jīng)理，其他人員查閱會計(jì)檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在財務(wù)人員的.監(jiān)督下在財務(wù)室內(nèi)進(jìn)行查閱。

公司檔案管理制度5

　　一、總則

　　（一）為全面增強(qiáng)本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特擬訂本制度。

　　（二）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶服務(wù)部門建立以來，在經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　　（三）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　　（四）企業(yè)檔案采納分級管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務(wù)中心詳細(xì)負(fù)責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心均需建立獨(dú)立的檔案室。

　　（五）物業(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專責(zé)人員，部下的各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專人負(fù)責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　　（六）物業(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。

　　2.文件、公文、工作計(jì)劃、上司來文以及國家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密

　　關(guān)系或由企業(yè)肩負(fù)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。

　　3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過和辦理過程記錄及有關(guān)資料。

　　4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門對企業(yè)進(jìn)行檢查的書

　　面及取證資料以及企業(yè)固定財產(chǎn)有關(guān)資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實(shí)物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業(yè)檔案管理部門，自行保留時要注意保護(hù)完好性。

　　7.榮譽(yù)類檔案等其余各樣檔案資料。

　　（七）各客戶服務(wù)中心管理自己樓盤、業(yè)主和經(jīng)營有關(guān)的檔案和

　　資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.客戶服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。

　　2.小區(qū)基本狀況資料。

　　（1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。

　　（2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。

　　（3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。

　　3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業(yè)戶資料一定妥當(dāng)保留并實(shí)時更新。

　　4.平時管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　（1）人事管理有關(guān)資料。客戶服務(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱等文件。

　　（2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書資料。

　　（3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標(biāo)記、設(shè)備臺賬和設(shè)備資料等。

　　（4）物業(yè)經(jīng)營管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。

　　（5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。

　　（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。

　　（7）各客戶服務(wù)中心或個人參加各樣活動的資料。

　　5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　　（八）資料移交前管理。

　　1.各客戶服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員負(fù)責(zé)存檔管理。

　　2.各客戶服務(wù)中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿。

　　3.各客戶服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類寄存。

　　（九）檔案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。

　　2.進(jìn)行移交時，物業(yè)企業(yè)須認(rèn)真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。

　　3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務(wù)中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認(rèn)，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　（十）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時、正確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。

　　2.將需要?dú)w檔的`文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復(fù)印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊備完好。

　　5.實(shí)物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。

　　（十一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計(jì)匯總各客戶服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進(jìn)行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。

　　（十三）檔案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。

　　1.借閱的檔案資料一定準(zhǔn)時送還，并實(shí)時辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行瀆職問責(zé)辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進(jìn)行相應(yīng)的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標(biāo)記等。

　　3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對。

　　4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。

　　（十四）要注意保護(hù)業(yè)主和住戶的個人信息，業(yè)主個人信息檔案在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫中，如需調(diào)用含有業(yè)主個人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　　（十五）物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨(dú)立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨(dú)立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內(nèi)和庫房鄰近嚴(yán)禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)記。

　　2.庫房內(nèi)全力按分類設(shè)置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資

　　料寄存地點(diǎn)索引。

　　（十七）檔案資料統(tǒng)計(jì)，詳細(xì)要求以下

　　1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人，部下各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報給客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人。

　　3.統(tǒng)計(jì)工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實(shí)質(zhì)。

　　（十八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷毀。

　　2.經(jīng)判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進(jìn)行判定。

　　3.技術(shù)檔案資料鑒準(zhǔn)時，需附帶工程技術(shù)部門的專業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷毀。

　　1.經(jīng)判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥當(dāng)辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。

　　2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人在銷毀清冊上署名。

　　3.檔案資料管理員應(yīng)實(shí)時做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。

　　七、獎罰

　　（二十）企業(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn)，或許進(jìn)步特別突出的部門和個人賜予相應(yīng)表彰或獎賞等。

　　（二十一）關(guān)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對檔案管理的詳細(xì)工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處罰。

　　（二十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，賜予相應(yīng)的處罰。

　　八、附則

　　（二十三）本管理制度由企業(yè)客戶服務(wù)部訂正，自覺布之日起實(shí)行。

公司檔案管理制度6

　　為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會計(jì)檔案管理制度，符合會計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的要求，公司根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，特制定本制度。

　　一、會計(jì)檔案立卷管理辦法

　　1、會計(jì)憑證：每月做好的會計(jì)憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號、查對、清點(diǎn)，檢查憑證是否都符合規(guī)定，然后按每本50號裝訂成冊，憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號，再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔，使查找憑證方便、快速、一目了然。

　　2、會計(jì)報表：每月做好的會計(jì)報表必須依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明：單位名稱、單位地址，財務(wù)報告所屬年度、季度、月度，送出日期，并由單位負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員簽名或蓋章。再將會計(jì)報表按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　3、會計(jì)帳本：每月結(jié)帳后，將打印出來的`會計(jì)帳簿加具封面，裝訂成冊，標(biāo)明帳戶名稱、順序號、標(biāo)上標(biāo)簽，將會計(jì)帳簿按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　4、財務(wù)文件：財務(wù)文件、審計(jì)報告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類，按立案時間打出文件清單，標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號，便于查閱。

　　二、會計(jì)檔案調(diào)閱管理辦法

　　借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行，財務(wù)部查閱檔案資料，要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處；審計(jì)人員查閱檔案要有借閱手續(xù)；外調(diào)檔案，必須經(jīng)財務(wù)部主管批準(zhǔn)，并付上借閱檔案借據(jù)，寫明借調(diào)日期、用途、檔案名稱、份數(shù)、歸還時間等，方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定，到期及時催收歸還檔案，確保檔案完整無缺。

　　三、會計(jì)檔案保管期限

　　1、會計(jì)憑證：

　　①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年；

　　②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年；

　　2、會計(jì)帳簿：

　　①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年；

　　②明細(xì)帳保管期限為15年；

　　③總帳保管期限為15年；

　　④輔助帳簿保管期限為15年；

　　⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報廢后保存5年。

　　3、會計(jì)報表：

　　①月、季度會計(jì)報表保管期限為15年；

　　②年度會計(jì)報表保管期限為永久。

　　4、其他：

　　①會計(jì)移交清冊保管期限為15年

　　②會計(jì)檔案保管清冊保管期為永久

　　③會計(jì)檔案銷毀清冊保管期為永久

　　④銀行存款對帳單保管期限為5年

　　四、會計(jì)檔案銷毀

　　根據(jù)會計(jì)檔案保管期限，銷毀會計(jì)檔案時，到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、編號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并有檔案管理人員簽名、財務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。會計(jì)檔案銷毀時應(yīng)由上級主管部門派員監(jiān)銷。

公司檔案管理制度7

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)公司XX資產(chǎn)管理有限公司（以下簡稱“公司”或“本公司”）檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監(jiān)督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內(nèi)部控制指引》等法律法規(guī)、規(guī)范性法律文件及相關(guān)監(jiān)管要求制定本制度。

　　第二條檔案是公司及各部門在各項(xiàng)工作中形成的文件材料。

　　第三條加強(qiáng)檔案管理工作，是規(guī)范公司內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，對亍提高公司管理水平具有重要意義。

　　第二章歸檔范圍

　　第四條公司檔案分為以下幾種：

　　（一）公司級證件

　　營業(yè)執(zhí)照正副本；組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本；稅務(wù)登記證正副本；開戶許可證；機(jī)構(gòu)信用代碼證、會員證等其他證件。

　　（二）法人治理結(jié)構(gòu)

　　1、股東會、董事會、監(jiān)事會等決議及會議材料；

　　2、高管人員資料檔案；

　　3、股東情況相關(guān)資料

　　4、其他相關(guān)資料。

　　（三）公司文書檔案

　　1、外發(fā)文件：外發(fā)紅頭文件等；

　　2、外收文件：

　　（1）監(jiān)管部門的批文、批復(fù)、通知等；

　　（2）上級管理部門、股東單位頒發(fā)的需要公司執(zhí)行的指示、決定、命令、條例、規(guī)定、辦法和通知等；

　　（3）其他金融機(jī)構(gòu)的往來文件；

　　（4）社會有關(guān)部門頒發(fā)的`文件、材料和公函；

　　（5）其他需要立卷歸檔的外來文件。

　　3、內(nèi)部文件：各部門通知、通報、請示、報告、制度及其他需要立卷歸檔的材料等。

　　（四）基金交易及基金清算

　　包括不限于：投資決策委員會會議記、風(fēng)控委員會議記、清算指令等。

　　（五）合規(guī)檔案

　　各種風(fēng)控合規(guī)報告及提示函等。

　　（六）行政物業(yè)

　　1、辦公樓相關(guān)文檔：裝修工程招標(biāo)、工程報批、監(jiān)理、投標(biāo)書、工程合同、竣工驗(yàn)收、辦公物業(yè)租賃文檔，財產(chǎn)保險相關(guān)文檔等；

　　2、辦公家具類文檔；

　　3、電話、安保、音視頻相關(guān)文檔；

　　4、物業(yè)管理相關(guān)文檔；

　　5、空調(diào)、電梯相關(guān)資料；

　　6、辦公樓消防、水系統(tǒng)圖紙等等；

　　7、購置各類設(shè)備的圖紙、說明書等；

　　8、其他需要?dú)w檔的文件。

　　（七）信息系統(tǒng)

　　信息系統(tǒng)工程建設(shè)等資料。

公司檔案管理制度8

　　第一條總則

　　1、為加強(qiáng)對公司檔案的管理，有效搜集、保管和利用各類檔案，提高檔案綜合管理水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。

　　2、本制度所稱的公司檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中直接形成的，具有保存價值的合同、文件、客戶資料、會議紀(jì)要、人事檔案名冊、帳冊、憑證、報表、證件等各種文件材料。

　　3、公司檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則。

　　第二條檔案管理體制

　　1、公司設(shè)置檔案室，歸屬行政辦公室管理。配備檔案管理人員，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、組織、管理公司檔案工作。

　　2、公司檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的整理和歸檔工作。

　　3、檔案管理員在負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案的同時，需按規(guī)定編制各類檢索表單，確保檔案的完整有序管理；

　　第三條檔案資料的形成和歸檔

　　1、凡公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價值的文件材料，都必須按歸檔時間要求交由行政辦公室歸檔，各部門和個人不得據(jù)為己有。

　　2、對歸檔文件材料的基本要求：

　　（1）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；

　　（2）應(yīng)永久、長期保存的文件，如用易于褪變材料書寫的，要予以復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔；

　　（3）整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料、裝具等要符合檔案保護(hù)要求。

　　3、檔案歸檔時間要求：

　　（1）各類政府部門的`批復(fù)、復(fù)函等原始文件材料必須及時歸檔；

　　（2）各部門在各項(xiàng)業(yè)務(wù)過程中形成的文件材料，相關(guān)審批材料、客戶資料等須在本單業(yè)務(wù)合同簽訂后3個工作日內(nèi)，將應(yīng)歸檔的所有文件材料向檔案室歸檔；

　　（3）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可視需要程度適當(dāng)增加份數(shù)。

　　第四條檔案保管

　　1、檔案室接收檔案要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。

　　2、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理、核對工作，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修復(fù)。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時，要查明原因并保存記錄。

　　第五條檔案銷毀

　　銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀前要編制清冊，提出銷毀報告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊要永久保存。

　　第六條檔案的借閱和利用

　　1、檔案查閱、復(fù)印、外調(diào)，必須嚴(yán)格執(zhí)行報批手續(xù)；

　　2、檔案查閱或外調(diào)，需填寫《檔案查閱、外調(diào)審批單》，按程序批準(zhǔn)后予以查閱或外調(diào)并如期歸還。

　　3、借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

　　4、檔案歸還時應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得殘缺、隨意折疊、拆散、剪裁，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。

　　5、凡公司領(lǐng)導(dǎo)開會形成的重要會議紀(jì)要、公司發(fā)展規(guī)劃、合作意向、評估材料等，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　6、財務(wù)會計(jì)檔案，只準(zhǔn)公司財務(wù)、會計(jì)人員查閱，其他人要查閱，需經(jīng)副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　7、未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，任何部門或個人無權(quán)公開檔案。

　　第七條、附則

　　1、本制度所配套的相關(guān)表單附后

　　2、本制度自正式下發(fā)之日起執(zhí)行。

　　泉州市XX投資有限公司

公司檔案管理制度9

　　一、制度內(nèi)容

　　為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的.方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二、管理目標(biāo)

　　客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

　　三、適用范圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的資料：

　　1.收集客戶單位資料

　　2.客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　3.客戶裝修工程文件

　　4.客戶遷入時填具之資料

　　5.客戶資料補(bǔ)充

　　6.客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　8.客戶與管理處往來文件

　　9.客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　10.客戶維修記錄

　　11.客戶投訴記錄

　　12.客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序

　　四、注意事項(xiàng)

　　1.及時上行下達(dá)客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；

　　3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進(jìn)；

　　4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

　　5.接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復(fù)。

　　4、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

　　1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列，以便查閱;

　　3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回處理文件及投訴建議等其他文件;

　　4、專管人員須認(rèn)真填寫各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時進(jìn)行。及時跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的準(zhǔn)確性;

　　5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象;

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

　　7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。

公司檔案管理制度10

　　為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。

　　第一條公司檔案工作的基本原則是：

　　集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文件、文書檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全。各部門在各項(xiàng)活動中形成的只具有參考價值的文件，材料，沒有存檔意義的文件、文書可由承辦單位保管。

　　第二條檔案作為公司發(fā)展的見證，是在創(chuàng)辦、規(guī)劃、開發(fā)、經(jīng)營及其管理工作中形成的，并作為歷史記錄保存，以備查考的文字、圖表、聲像等載體的材料，建立檔案管理具有重要性。

　　第三條公司檔案室的檔案工作接受上級領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)管理公司的文書、文件（部分）檔案，其任務(wù)是：

　　1、搜集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案。

　　2、積極開展檔案的提供利用工作。

　　3、進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)。

　　第四條公司各部門必須做好有關(guān)開發(fā)經(jīng)營管理等業(yè)務(wù)檔案材料的收集、整理工作，并及時交檔案室檔案管理員歸檔。

　　歸檔的文書包括：

　　1、政府行政單位發(fā)送給公司的文件、批文、技術(shù)、審核資料。

　　2、企業(yè)來往文件、協(xié)議、報告和會談紀(jì)要文件材料。

　　3、公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會議總結(jié)紀(jì)要。

　　4、其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。

　　5、公司各部門的與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。

　　6、公司會議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及全公司的'規(guī)章制度）。

　　7、公司制定的計(jì)劃書、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算書、工作總結(jié)。

　　第五條歸檔要求

　　a)歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。

　　b)在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列。

　　c)案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，檔案資料應(yīng)明確長、中、短保管期限，銷毀檔案資料要按保密程序辦理，嚴(yán)格執(zhí)行報批后，方可銷毀資料。

　　d)按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號，填寫卷內(nèi)目錄備查。

　　e)全部案卷組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。

　　第六條檔案借閱

　　a)借閱檔案要履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出。必須帶出檔案室查閱的，要經(jīng)過部門經(jīng)理核對，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　b)借閱時間一般檔案最長不超過10天，保密級檔案最長不超過一周。

　　c)借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。

　　d)借檔人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。

　　第七條檔案管理人員對各部門移交的檔案材料應(yīng)及時記錄整理，進(jìn)行分類、編目，并做好檔案的檢查和保管工作，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時采取補(bǔ)救措施。

　　第八條檔案管理人員必須謹(jǐn)防檔案散失、泄密，做好保密及安全管理工作。

　　第九條員工借閱文件資料時，應(yīng)簽名登記，必要時應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)。借閱時不得涂改，損毀檔案，并按時在借閱期限內(nèi)歸還。

　　第十條財務(wù)憑證檔案由財務(wù)部門按崗位分工及憑證種類進(jìn)行歸檔管理。

　　第十一條本規(guī)定由檔案室制定。

　　第十二條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

　　公司的檔案管理制度怎么做？

　　公司檔案管理制度

　　第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

　　1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

　　第三條歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　第四條檔案保管制度

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

　　第五條檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

　　第六條二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

公司檔案管理制度11

　　第一條檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條檔案管理的原則

　　檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。

　　第三條檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人

　　公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;

　　各部門設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

　　第四條歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的`申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

　　2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;

　　3.公司會議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);

　　4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);

　　5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標(biāo)文件等;

　　6.公司的各類申請、請求與相關(guān)部門的批復(fù);

　　7.財務(wù)、會計(jì)及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;

　　8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;

　　9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料;

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;

　　11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);

　　12.公司歷年獲獎資料。

　　第五條歸檔要求

　　整理辦法:分為文書檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。

　　1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。

　　2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。

　　3.案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:

　　（1）對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存;

　　（2）對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;

　　（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。

　　4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。

　　5.全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。

　　第六條過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。

　　第七條檔案銷毀規(guī)定

　　公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。

　　部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。

　　第八條檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。

　　4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時歸還。

　　5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條檔案備份規(guī)定

　　公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。

　　第十條檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認(rèn)真驗(yàn)收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。

　　2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內(nèi)。

　　3.檔案管理員要定期對庫存檔案進(jìn)行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。

　　第十一條檔案保密規(guī)定

　　公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴(yán)肅處理。

公司檔案管理制度12

　　為保證公司各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行,充分調(diào)動員工工作的積極性、創(chuàng)造性,實(shí)行獎勤罰懶的用人機(jī)制,特制定員工獎懲制度:

　　一、獎勵

　　(一)獎勵種類

　　1、頒發(fā)獎狀;

　　2、通報表揚(yáng):

　　3、物質(zhì)獎勵;

　　4、晉升工資或晉級;

　　5、發(fā)放獎金。

　　(二)獎勵條件

　　1、對改進(jìn)公司工作,提高服務(wù)質(zhì)量有重大貢獻(xiàn)者;

　　2、為用戶提供熱情、耐心、周到的服務(wù),多次受到用戶表揚(yáng)者;

　　3、在發(fā)明創(chuàng)造、技術(shù)改進(jìn)、節(jié)能等方面提出合理化建議,使公司在管理中取得良好經(jīng)濟(jì)效益者;

　　4、在各類報紙、雜志或?qū)W術(shù)研討會發(fā)表有關(guān)物業(yè)管理論文者;

　　5、發(fā)現(xiàn)事故苗頭、及時采取措施,防止重大事故發(fā)生者;

　　6、控制開支、節(jié)約費(fèi)用有顯著成績者;

　　7、廉潔奉公,敢干抵制不正之風(fēng),事跡突出者;

　　8、見義勇為,舍己救人,或做好人好事,事跡突出者;

　　9、拾金(物)不昧,主動上交者;

　　10、敬業(yè)愛崗,工作勤懇,任勞任怨,模范遵守公司規(guī)章制度者。

　　(三)獎勵程序

　　凡符合獎勵條件者,由所在部門將員工事跡以書面形式報告并填寫?yīng)剟罱ㄗh書呈報人力資源部,由人力資源部核實(shí)無誤后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

　　二、處分

　　(一)甲類過失,有下列行為者屬甲類過失:

　　1、不按公司規(guī)定著裝;

　　2、儀表、儀容不整;

　　3、不按公司規(guī)定佩戴員工證、卡;

　　4、不使用本崗位禮貌用語;

　　5、不認(rèn)真填寫交接班記錄;

　　6、當(dāng)班時間吃東西、收聽廣播、看報紙;

　　7、在當(dāng)值崗位使用公司電話辦理私事;

　　8、在當(dāng)值崗位上吸煙;

　　9、丟失公司財物;

　　10、私自使用公司打長途電話;

　　11、無特殊原因不按時完成上級交辦任務(wù);

　　12、工作時間接待私人來訪;

　　13、工作散漫,粗心大意;

　　14、無幫不參加公司的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和活動;

　　15、一月內(nèi)無幫遲到、早退2次或每次遲到10分鐘以上、早退超過10分鐘。

　　(二)乙類過失、有下列行為者屬乙類過失:

　　1、委托他人或代他人打鐘卡;

　　2、當(dāng)班時間睡覺;

　　3、撤離工作崗位,經(jīng)常遲到或早退(一月達(dá)3次);

　　4、因服務(wù)態(tài)度差受到用戶投訴時,與用戶爭辨、吵鬧;

　　5、在社區(qū)內(nèi)變相賭博或從事不道德活動;

　　6、未經(jīng)批準(zhǔn)私自配制社區(qū)內(nèi)房間鑰匙;

　　7、弄虛作假,涂改單據(jù)、證明、記錄、報假學(xué)歷;

　　8、私自向外界泄露公司機(jī)密資料;

　　9、故意損壞公司或業(yè)主財物;

　　10、不服從領(lǐng)導(dǎo)的正確命令并在公共場合頂撞領(lǐng)導(dǎo);

　　11、超越職權(quán)范圍或違章操作,造成一定的經(jīng)濟(jì)損失;

　　12、工作時間消極怠工;

　　13、曠工一天。

　　(三)丙類過失、有下列行為者屬丙類過失:

　　1、以權(quán)謀私,敲詐勒索用戶或下屬;

　　2、組織及煽動罷工、聚眾鬧事;

　　3、工作時間酗酒、賭博、打架;

　　4、侮辱、謾罵、恐嚇、誣告、威脅他人,造謠惑眾、搬弄事非;

　　5、服務(wù)態(tài)度極差,與用戶吵架,或一年累計(jì)被用戶有效投訴達(dá)3次以上;

　　6、偷竊公司或用戶財物;

　　7、玩忽職守,違反操作規(guī)程,造成重大事故或嚴(yán)重后果;

　　8、惡意破壞公物或他人財物,造成公司或他人重大損失;

　　9、當(dāng)月曠工3次或季度累計(jì)曠工7次以上;

　　10、不服從正常工作調(diào)動;

　　11、私自在外兼職或利用病假、事假炒更;

　　12、受到國家法律及治安條例處罰;

　　13、其他嚴(yán)重違反公司規(guī)定及國家法律行為。

　　三、處罰種類及執(zhí)行方式

　　1、口頭警告:僅限于首次觸犯甲類過失的行為,由部門主管簽發(fā)并報人事資源部審核備案;

　　2、書面警告:員工重復(fù)觸犯甲類過失或首次觸犯乙類過失,將給予書警告,并扣除當(dāng)月基本工資的50%;

　　3、最后書面警告:員工重復(fù)觸犯乙類過失將給予最后書面警告處分,扣除當(dāng)月基本工資;

　　4、降級、撤職、罰款:員工違規(guī)給予書面警告外,還可以給予降級、撤職、罰款處分;

　　5、辭退或開除:員工觸犯丙類過失,公司有權(quán)給予辭退或開除處理,公司也有權(quán)對重復(fù)觸犯乙類過失、情節(jié)嚴(yán)重的員工給予辭退處分;被辭退或開除的員工工作滿三個月的方能退還崗位培訓(xùn)押金(先處罰后補(bǔ)各種費(fèi)用);

　　6、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),人力資源部可直接對違規(guī)員工簽發(fā)'警告通知書'

　　四、處罰程序

　　1、員工有違紀(jì)行為,由所在部門填寫《員工違紀(jì)警告書》,列明違紀(jì)事實(shí),提出處理意見,經(jīng)見證人或違紀(jì)人簽名后,送人力資源部備案;

　　2、普通員工的.違紀(jì)處罰,由人力資源部領(lǐng)導(dǎo)審批并通報部門;

　　3、領(lǐng)班級以下的員工違紀(jì)處罰,由部門主任、經(jīng)理審批;

　　4、主管級以上的員工違紀(jì)處罰,分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。

　　五、處罰的取消

　　員工從收到:'警告通知書'后,如能認(rèn)真改過,積極工作,連續(xù)兩次考評為'優(yōu)',或因工作成績突出受到公司的通報表揚(yáng),經(jīng)所在部門主管提出,公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可取消原警告處分。

　　六、申訴

　　員工若對所受的處分不服,應(yīng)在三日內(nèi)書面向人力資源部或公司領(lǐng)導(dǎo)提出申訴(員工亦可向公司工會申訴);人力資源部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)將對員工的申訴進(jìn)行認(rèn)真核查,并做出相應(yīng)的處理決定。

公司檔案管理制度13

　　一、總則

　　1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

　　2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報表及簡報。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的事記及映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的`價值,便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責(zé)

　　1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責(zé)任。

　　4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

　　5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

　　七、本制度即日起開始執(zhí)行。

　　2、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

　　1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。

　　2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

　　3.每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。

　　4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

　　6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

　　7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。

　　9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。

公司檔案管理制度14

　　一、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。

　　二、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫。

　　三、檔案的管理

　　(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

　　(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。

　　(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。

　　(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。

　　(5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

　　四、人事檔案是全面應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實(shí)情況的實(shí)物材料，構(gòu)成包括下列十項(xiàng)內(nèi)容。

　　(1)履歷表及其他簡歷材料等。

　　(2)自傳材料;報告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。

　　(3)各種鑒定;審計(jì)工作中形成的材料;

　　(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。

　　(5)歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，更改或姓名認(rèn)定材料等。

　　(6)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。

　　(7)表彰獎勵材料

　　(8)執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的'涉及個人的材料。

　　(9)任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。

　　(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。

　　五、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：

　　(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關(guān)人員檔案情況，需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。

　　(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。

　　(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

　　(4)查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

　　(5)查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。

　　(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理。

　　(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

　　(8)檔案在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。

　　六、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

　　(1)檔案要通過機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不能公開郵寄或本人自帶。

　　(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。

　　(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

　　七、凡歸檔的材料，均應(yīng)經(jīng)過認(rèn)真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺把好"入口關(guān)";需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。

　　八、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔;

　　九、保管檔案工作人員守則如下：

　　(1)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。

　　(2)嚴(yán)禁在檔案庫吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

　　(3)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

　　(4)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

　　(5)堅(jiān)持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

公司檔案管理制度15

　　1 目的與范圍

　　本制度規(guī)定了xx公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的范圍及檔案管理的基本要求等內(nèi)容。

　　其目的`是為了規(guī)范安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。

　　本制度適用于xx公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。

　　2 管理職責(zé)

　　2.1公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

　　2.2設(shè)備安全課負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案日常管理工作。

　　2.3技術(shù)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。

　　3. 管理內(nèi)容

　　3.1檔案的分類及編號

　　a)共設(shè)置三個一級類目。

　　編號用漢語拼音音節(jié)表示。

　　一級類目分類編號順序如下:

　　代號名稱

　　aq 安全類檔案

　　hb 環(huán)保類檔案

　　w 職業(yè)衛(wèi)生類檔案

　　b)二級類目按檔案管理內(nèi)容進(jìn)行編號,編號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,凡設(shè)及人員檔案管理的全部按拼音姓名排序。

　　3.2安全類檔案包括:上級安全法規(guī)文件、公司內(nèi)部安全管理性文件、危險源管理資料、年度計(jì)劃及總結(jié)資料、教育培訓(xùn)資料、應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急演練、日常檢測檢驗(yàn)結(jié)果、事故隱患排查資料、日常檢查記錄(含各類專項(xiàng)檢查)、隱患整改資料、新建項(xiàng)目安全性評價及驗(yàn)收資料、新員工三級安全教育卡、獎勵與處罰資料、安全有關(guān)會議紀(jì)要、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案(含職業(yè)病事故)等。

　　3.3環(huán)保類檔案包括:上級環(huán)保法規(guī)文件、公司內(nèi)部環(huán)保管理性文件、環(huán)境因素管理資料、年度計(jì)劃及總結(jié)資料、“三廢”檢測檢驗(yàn)結(jié)果、環(huán)保設(shè)施日常檢查記錄、隱患整改資料、新建項(xiàng)目環(huán)保評價及驗(yàn)收資料、危險廢物“五聯(lián)單”、環(huán)境年報、排污申報、排污許可證、環(huán)保事故檔案等。

　　3.4職業(yè)衛(wèi)生類檔案包括:上級職業(yè)衛(wèi)生法規(guī)文件、公司內(nèi)部職業(yè)衛(wèi)生管理性文件、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素檢測資料、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施檢查記錄、作業(yè)場所職業(yè)病危害申報資料、新建項(xiàng)目職業(yè)病危害評價及驗(yàn)收資料等。

　　3.5檔案的保存期限

　　3.5.1安全類檔案:新員工三級安全教育卡、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案、新建項(xiàng)目評價及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。

　　3.5.2環(huán)保類檔案:環(huán)保事故檔案、新建項(xiàng)目評價及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。

　　3.5.3職業(yè)衛(wèi)生類檔案:職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、新建項(xiàng)目職業(yè)病危害評價及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。

　　3.6管理要求

　　3.6.1歸檔資料必須分類裝訂成冊。

　　3.6.2需復(fù)印事故檔案、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案時,必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。

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