公司檔案管理制度
在不斷進步的社會中，各種制度頻頻出現，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。那么制度怎么擬定才能發揮它最大的作用呢？下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度，歡迎大家分享。
公司檔案管理制度1
檔案管理工作由綜合部總負責，各部門協助管理。
一、文件檔案的管理
1、各類公文材料收文由綜合部統一處理。綜合部由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作；
2、各類文件檔案的整理、保護工作由綜合部統一負責，以確保檔案的完整及價值的發揮；
3、政府部門下發的紅頭文件正本必須交綜合部存檔；
4、各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等交綜合部統一存檔；
5、各部門的各類專業檔案，部門應及時與綜合部交接存檔，以便查閱、利用；
6、各類文件檔案要妥善保管，任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場所，避免泄露、丟失等不安全事故發生。
二、工程技術檔案的管理
1、工程部經理負責全部工程的檔案管理工作，組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件，組織審查、接收各合作單位（勘察、設計、施工、監理）編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔；
2、勘測設計單位應做好工程項目的勘測、設計文件的收集整理工作，并按要求向建設單位工程技術部移交檔案；
3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內的施工技術文件和竣工圖，匯總后經監理單位審核合格后移交建設單位工程技術部；
4、監理單位負責工程監理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設單位工程技術部，并負責審核施工單位的竣工文件。
三、檔案管理規范
為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本規范。
（一）歸檔范圍公司的規劃、年度計劃、統計資料、工程技術檔案、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
（二）公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負責，檔案管理員保證公司及各部門的`原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
（三）資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”制度，即：資料辦理者應及時將原始資料交檔案管理員登記歸檔，各部門經理應積極配合與支持；
2、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔；
3、各部門專用的收、發文件資料，按文件的性質確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。
（四）檔案的借閱
1、總經理、副總經理、總工程師、各部門經理及公司員工借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續；
2、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
（五）檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料；
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經理審核經總經理批準后執行；
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由綜合部分管領導批準后方可銷毀；
4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存；
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理指定專人監督銷毀。
公司檔案管理制度2
為規范和加強公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產監督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。
本制度適用于公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作。
3.1安全生產檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
3.2 數據電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收和儲存的信息。
5.1 公司安全管理部負責公司安全生產檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產的檔案管理工作進行監督、檢查。負責根據公司的相關規定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統計等相關規章制度。負責公司各類安全生產記錄的分類、編號和備案工作。
5.2各部門分別負責本部門職責范圍內的安全生產檔案（臺賬）管理工作。統一使用公司制定的格式進行安全生產記錄。
5.3各項目部負責本項目部安全生產檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產管理活動中形成的各類記錄。
5.4各項目部的安全生產管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產管理體系文件》及相關制度履行相應職責。
6.1.1.1安全生產委員會或安全生產領導小組人員名單及變動記錄。
6.1.1.2安全生產組織機構、安全生產管理網絡圖等。
6.1.1.3安全生產責任制度、安全生產管理制度（云南省安全生產條例規定的11項制度必須建檔）等文件。
6.1.1.4與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規程和使用規程。
6.1.1.5上級有關安全生產監督管理部門制定和下發的制度性文件、通知、通報等。
6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關資格證書）。
6.1.1.7年度安全生產工作總結和計劃、階段性專項安全生產工作總結。
6.1.1.8安全生產責任書、安全生產責任目標分解、執行、考核記錄。
6.1.2 安全生產教育培訓臺賬包括以下方面內容：
6.1.2.1安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業人員教育）、學習、活動資料；
6.1.2.5危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；
6.1.3.2根據安全生產工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；
6.1.4.1重大危險源的檢測、評估、監控報告或記錄；
6.1.4.2針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發生的事故特征、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內容；
6.1.4.3重大危險源監督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯系人、聯系方式；
6.1.5.1職業健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業衛生培訓證明（復印件）；
6.1.5.2職業健康管理制度，職業病防治法律、法規、規范、標準、文件；
6.1.5.3年度職業健康計劃和實施方案，個人防護用品發放（使用）記錄，職業健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝像資料）等；
6.1.5.4用人單位職業監護檔案，職工個人職業健康監護檔案，接觸職業危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業健康檢查表），職業病人登記表，職業病人診斷證明等；（如果有）
6.1.6.1相關方單位資質及簽訂的安全協議（合同）、安全告知等；
6.1.6.2相關方特種作業人員資質證明（復印件）；
6.1.6.3外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；
6.1.7.1專業安全檢查、季節性檢查、重大節假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.2專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；
6.1.7.6重大事故隱患治理方案，包括以下內容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務、采取的方法及措施、經費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業技術人員（或專家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；
6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。
6.1.9 生產安全事故管理檔案包括以下方面內容：
6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。
6.1.10.2安全工作費用投入過程中相關票據復印件等。
6.1.11《安全生產、職業健康及消防工作責任書》規定的其它臺賬。
6.1.12法律法規規定的其他需要記錄、建立臺賬的內容。能夠證明安全生產過程管理的其他記錄資料等。
6.2.1安全生產檔案（臺賬）紙質文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認手續完備；
6.2.2各項目部要求確定專人負責安全生產檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；
6.2.3各項目部安全生產檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產檔案（臺賬）裝訂成冊；
6.2.4檔案（臺賬）以數據電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的.相關要求。
6.3.1各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產記錄（記錄管理人由單位、各部門根據崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；
6.3.2記錄的填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應說明理由，并將該項用雙斜杠劃去；
6.3.3各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
6.3.4記錄填寫應與運行活動同步進行，不得后補或編造。
6.5.1各部門負責本部門的運行記錄的發放；記錄發放范圍僅限公司范圍內；記錄發放部門應填“發文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。
6.5.2記錄表格需經部門負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關部門記錄管理人負責登記發放。
6.5.3各部門的記錄需借閱或復制者要經相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。
6.6.1記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負責人審核，經安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數量等信息。
6.6.2對于保存期限內需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。
6.7.1各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據記錄的類型整理、標識，便于查閱并可追溯相關活動。
6.7.2記錄應存放于通風、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。
6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關文件管理規定或《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》要求的《文書檔案保管期限表》執行。
7.1公司安委辦對各項目部安全生產檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。
7.2按照公司《安全生產、職業健康及消防工作責任書》涉及安全生產檔案、臺賬、記錄管理工作的內容進行檢查考核。
公司檔案管理制度3
一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
①文件材料齊全完整;
②根據檔案內容合并整理、立卷;
③根據檔案內容的'歷史關系，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度4
一、目的
加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）負責對部門檔案管理監督檢查。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a）歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。
b）檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見后。
c）檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤內。
⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d）檔案借閱
（1）借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；
⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；
e）檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷毀。
⑵執行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔范圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的'請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：
a）公司規定的密級文件；
b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c）合同、協議書等正本及過程資料；
d）公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e）其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a）部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a）重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。
c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。
5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程
a）經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
b）行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；
c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號
a）檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。
b）檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c）檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。
六、相關記錄
1、 《文件（合同）管理記錄目錄》
2、 《文件檔案移交目錄》
3、 《檔案移交清單表》
4、 《檔案借閱審批單》
5、 《檔案分類編號表》
6、 《檔案管理流程》
公司檔案管理制度5
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、本公司對外的`正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的事記及映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的。會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。
2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
七、本制度即日起開始執行。
2、物業公司檔案管理規章制度
1、客戶檔案的管理工作由客務部負責。
2、客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統一存放在客戶檔案文件柜內。
3、每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4、每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5、客戶檔案的標牌須與檔案內現客戶的公司名稱吻合。
6、客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。
7、客戶檔案查閱可向客務主管借出，經客務部經理批準后在客務部辦公室閱覽。
8、原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。
9、客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。
公司檔案管理制度6
第一條總則
1、為加強對公司檔案的管理，有效搜集、保管和利用各類檔案，提高檔案綜合管理水平，根據國家有關法律法規，并結合公司實際情況，特制定本制度。
2、本制度所稱的公司檔案是指公司在經營管理活動中直接形成的，具有保存價值的合同、文件、客戶資料、會議紀要、人事檔案名冊、帳冊、憑證、報表、證件等各種文件材料。
3、公司檔案工作堅持集中統一管理的原則。
第二條檔案管理體制
1、公司設置檔案室，歸屬行政辦公室管理。配備檔案管理人員，負責協調、組織、管理公司檔案工作。
2、公司檔案管理人員，負責公司所有檔案資料的整理和歸檔工作。
3、檔案管理員在負責收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案的同時，需按規定編制各類檢索表單，確保檔案的完整有序管理；
第三條檔案資料的形成和歸檔
1、凡公司在各項業務工作中形成的具有保存價值的`文件材料，都必須按歸檔時間要求交由行政辦公室歸檔，各部門和個人不得據為己有。
2、對歸檔文件材料的基本要求：
（1）歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備；
（2）應永久、長期保存的文件，如用易于褪變材料書寫的，要予以復制，復制件附于原件后一并歸檔；
（3）整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料、裝具等要符合檔案保護要求。
3、檔案歸檔時間要求：
（1）各類政府部門的批復、復函等原始文件材料必須及時歸檔；
（2）各部門在各項業務過程中形成的文件材料，相關審批材料、客戶資料等須在本單業務合同簽訂后3個工作日內，將應歸檔的所有文件材料向檔案室歸檔；
（3）各類文件材料歸檔份數一般為一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可視需要程度適當增加份數。
第四條檔案保管
1、檔案室接收檔案要認真驗收并辦理交接手續。
2、要定期進行庫藏檔案的清理、核對工作，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案要及時進行修復。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時，要查明原因并保存記錄。
第五條檔案銷毀
銷毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀前要編制清冊，提出銷毀報告，經公司領導審批后方可銷毀。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，銷毀清冊要永久保存。
第六條檔案的借閱和利用
1、檔案查閱、復印、外調，必須嚴格執行報批手續；
2、檔案查閱或外調，需填寫《檔案查閱、外調審批單》，按程序批準后予以查閱或外調并如期歸還。
3、借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案員和借閱者當面核對清楚。
4、檔案歸還時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得殘缺、隨意折疊、拆散、剪裁，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。
5、凡公司領導開會形成的重要會議紀要、公司發展規劃、合作意向、評估材料等，未經公司領導批準不得借閱。
6、財務會計檔案，只準公司財務、會計人員查閱，其他人要查閱，需經副總經理以上領導批準。
7、未經公司領導授權，任何部門或個人無權公開檔案。
第七條、附則
1、本制度所配套的相關表單附后
2、本制度自正式下發之日起執行。
泉州市XX投資有限公司
公司檔案管理制度7
總則
(一)為了加強對工程資料的管理，完善和規范公司管理制度，特制定本規定。
(二)本規定適用于公司總部及項目部。
一、管理責任部門及相關人員職責
(一)人事行政部負責制度的推進以及各部門檔案管理體系的建立、優化與督察，并直接向人事行政部經理負責。
(二)總經理負責審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。
(三)部門經理負責審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》，和明確相關人員負責收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負責。
(四)各部門資料員/資料管理員
1、制度在部門的執行;
2、按公司要求建立本部門的資料管理系統并運作;
3、負責收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內的文件，正規保管及利用，按期分類整理保存。
二、檔案分類及歸檔范圍、要求
(一)文書檔案
1.1歸檔范圍：
1.1.1、集團資料
各類營業證照(營業執照、組織機構代碼證、開發資質證書、稅務登記證、投資協議、國土成交確認函、國土合同等
公司章程
集團公司發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等各類正式行文
1.1.2、紅頭文件
公司下發和上報的各類正式行文
1.1.3、外來文件
各政府機關部門、協會、學會下發給公司的與工程項目無關的其他行政性質的通知、邀請等文件
1.1.4、會議資料
會議紀要利用明源流程存檔
專題會會議講義
1.1.5、法律文件
合同、協議審核;
訴訟材料
1.1.6、物資采購合同
1.1.7、車輛資料
公司擁有所有權或使用權的機動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料
1.2歸檔要求：
1.2.1、集團證照資料：由財務部關注各類營業證照更新時間，保證證照及時更新，做好使用登記以及復制登記。
1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。
1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協議原件于簽訂后3日內移交檔案室。
(二)人事檔案
2.1、歸檔范圍
2.1.1勞動合同、聘用協議;
2.1.2一般員工轉正、調動、任免、離職、降職文件;
2.1.3職稱評定材料;
2.1.4面試表;
2.1.5勞務合同糾紛及處理材料;
2.1.6員工培訓計劃、總結、方案
2.2、歸檔要求
2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;
(三)建設類檔案
3.1、歸檔范圍(附件：詳細列表)，集中于工程部：
3.1.1勘察設計、施工、工程監理的招投標文件、合同(協議)。
3.1.2預算、結算文件：
3.1.3項目核準(立項)階段
3.1.4方案審查階段
3.1.5初設審查階段
3.1.6施工許可證階段
3.1.7預售階段
3.1.8竣工驗收備案登記階段
3.1.9產權證辦理階段
3.2、歸檔要求
3.2.1政府有關部門或行業管理部門的批復、批示性文件，由報建人員取得后3日內移交相關的管理人員。
3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成后及時將資料整理歸類造冊，合理保存。
3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應在二次深化圖及其他工程部相關圖紙上加蓋“圖紙確認”章、在技術洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認”章。
3.2.4招投標文件、合同類檔案傳簽完成后，由經辦人移交負責人保管。
(四)會計檔案
4.1、歸檔范圍
4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;
4.1.2、會計賬簿類：
(1)總賬;
(2)現金日記賬，
(3)銀行存款賬、銀行明細賬;
(4)輔助賬簿;
4.1.3財務報告類：
(1)年度決算報表(經會計師事務所審計后);
(2)月度、季度財務報表;
(3)不定期重要一次性報表;
(4)審計報告;
(5)驗資報告;
(6)資產評估報告。
4.1.4其他類：
(1)會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;
(2)銀行存款余額調節表、銀行對賬單;
4.2、歸檔要求
4.2.1會計憑證、賬簿由財務部負責人指定人員保存于部門檔案柜，財務部相關人員應于次月前5個工作日內完成當月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。;
4.2.2財務報告類、其他類會計檔案由財務部負責人指定人員于資料產生后妥善保管。
(五)實物檔案
5.1、歸檔范圍：
5.1.1、照片、音像類
(1)反映公司工程建設、經營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。
(2)黨和國家領導人及著名人物參加與集團公司有關的重大公務活動。
(3)公司組織或參與的重大外事活動。
(4)記錄公司重大事件。
(5)與其他檔案有密切聯系(如表彰、總結大會)。
(6)其他具有保存價值。
5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等
5.1.3、上級領導、知名人士、有關單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等
5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀念品、其它有保存價值的實物
5.2、歸檔要求：
5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數碼影像統一存入人事行政專員電腦專用文件夾。
5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負責移交人事行政專員。
三、檔案移交、整理、編號
(一)移交
1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認簽字。
1.2、各部門培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在相關費用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續，雙方簽字認可后財務部才給予核報。
(二)整理
鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內目錄→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜
(三)編號
(公司)簡稱+(業務部門)簡稱-檔案類別代碼(一級+二級)-年度+順序號;
四、檔案的利用
(一)查閱
1.1、查閱的授權范圍
(1)總經理、人事行政部負責人有權查閱全部范圍檔案。
(2)部門經理有權查閱本部門產生的所有檔案。
(3)普通員工有權查閱本部門職責范圍內的檔案。
(4)跨部門檔案查閱需由主管領導批準，并填寫借閱單。
(5)由總經理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權，均無權查閱該檔案。
1.2、檔案查閱程序要求
(1)權限內的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進行紙質查閱。
(2)權限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的`“檔案查閱審批”流程后，引領查閱者在檔案室查閱相關資料，閱后即時歸還。
(二)借閱
2.1、借閱程序要求
(1)員工憑經審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;
(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。
2.2、檔案的歸還
(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應定期進行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認。
(2)檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應無故扣押檔案。
2.3、其他規定
會計檔案原則上不借出。
(三)檔案復制
申請復制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調取檔案原件進行復制提供給查閱者。
五、檔案的保管
(一)檔案的保管期限
各部門的檔案管理人員根據文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。
(二)專項檔案的保管規定
2.1、公司各部門檔案(含會計檔案)：應指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進行檢查。
2.2、電子版檔案的傳遞和保存
(1)原則上除電子設備檔案和財務憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。
(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質檔案的順序一一對應，并整和在檔案管理軟件系統上便于調用。
(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。
(三)檔案的正式裝盒、造冊
3.1、裝訂要求：參照統一標準進行。
3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時間進行上年檔案的正式裝盒造冊及調整工作。
(四)檔案的存放
檔案建目后應存放在專用檔案盒內，盒脊和面上應清晰、牢固標明類別、檔號、日期。每一檔案盒內應有卷內目錄(分目錄)及備考表。
裝盒檔案應存放在專用的檔案柜內，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。
(五)檔案意外損毀的處理
檔案丟失或發生意外損毀時，檔案管理人員應立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報部門經理審核，總經理審批。
檔案丟失、或損毀無法進行修補、復原，借用人應請有關部門協助設法重新補制。在進行補救工作的同時，人事行政部經理應組織對事件發生的原因進行調查，追究有關人員的責任。
六、檔案的銷毀
(一)目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。
(二)程序及要求
2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經理及總經理審核，經總經理審批同意后予以銷毀。
2.2、正式銷毀前檔案管理人員應再次進行核對;銷毀時應有檔案管理員和監銷人同時在場;銷毀后監銷員在銷毀登記表上簽字確認。
2.3、檔案銷毀情況應做到及時登記。
(三)會計檔案的銷毀
3.1、會計檔案的銷毀應由檔案室會同財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
3.2、總經理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.3、銷毀會計檔案時，應當由至少兩人共同銷毀并簽字確認。
3.4、監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告財務負責人。
3.5、保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
七、檔案保密制度
1、嚴禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴禁在公共場所談論秘密事項，嚴禁在私人通信、通話中泄露秘密內容;
2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;
3、嚴禁打聽和記錄與自己工作無關的秘密，嚴禁向他人傳播自己知曉的秘密內容;
4、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便，將公司的客戶和業務自行經辦或處理;
5、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便將所掌握的業務秘密轉交給其它單位從事與本司業務相關的工作;
6、嚴禁與工作無關的人進入總經理辦公室、檔案室、財務部資料室、工程部資料室等辦公重地;
7、公司領導或與公司利益密切相關的人員出差的任務、去向，知情者不得向他人泄露;
8、對模范執行本規定者，公司給予表彰獎勵;對失密、泄露者，視其情節、后果輕重公司將給予行政、經濟處罰;對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關對其依法處理。
本辦法自頒布之日起執行。
公司檔案管理制度8
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：
1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）
4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的.計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）
9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）
18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營業執照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項目完成后專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
（1）各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。
（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。
（3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
（4）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
公司檔案管理制度9
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集整理分類編號登記輸入電腦入柜利用檢查
1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包含本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等；
1.2.2設備設施檔案：包含各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維護和修理保養合同及維護和修理保養記錄等；
1.2.3業主檔案：包含業主入住時所填寫的業主概況表、業主公約、入住契約、前期服務協議、接房登記表等。
1.2.4文秘檔案：包含業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等；
1.2.5員工檔案：包含員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變更記錄、獎懲記錄等；
1.2.6財務檔案：包含各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維護和修理基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避開檔案的.損壞、遺失，使緊要檔案能永久保管，而又便利常常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保管復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2接受多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并接受適當的保管方法。
2.2.3加強保密意識培育，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保管。
2.2.7實行檔案管理工作檢查常常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
公司檔案管理制度10
一、目的
加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
1、公司內部經營形成的各種資料。
2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批復等資料。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的'檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置；
2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。
b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存；
⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱
⑴借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；
⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經本公司高管領導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷毀
⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。
⑵執行銷毀任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理、部門分管和總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔范圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷電子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：
a)公司規定的密級文件；
b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c)合同、協議書等正本及過程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。
5、檔案交接
⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。
b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。
c)結合文書材料的形成時間、彼此聯系進行排列。批復在前，請示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
結論在前，依據在后。
d)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號
a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政部制定并負責解釋。
公司檔案管理制度11
一、總則
（一）為全面增強本企業檔案管理工作，保證企業各種檔案資料充足、有效利用，實現檔案資料管理的規范化和標準化，特擬訂本制度。
（二）本制度所指的檔案資料是指企業及部下客戶服務部門建立以來，在經營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業戶資料以及音像、圖表等檔案資料。
（三）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業及各部下客戶服務中心有關資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。
二、人員裝備
（四）企業檔案采納分級管理模式，即分為物業企業檔案資料管理員和部下各客戶服務中心檔案資料管理員。物業企業主要采集和保留企業級別物業檔案和物業資料，部下各客戶服務中心詳細負責管理各自的物業檔案和資料。物業企業及部下各客戶服務中心均需建立獨立的檔案室。
（五）物業企業須裝備檔案管理的專責人員，部下的各客戶服務中心依據自己實質狀況，可指定專人負責也可由其余人兼職檔案管理員。
三、檔案資料的采集和整理
（六）物業企業主要一致采集和管理企業級別物業檔案和物業資料，主要包含以下內容。
1.物業企業公章和有關證照。
2.文件、公文、工作計劃、上司來文以及國家與當地有關的法律法例等檔案資料，主要指房地產企業、物業企業領導署名的各種批改，以企業及職能部門等名義發出或擬訂的文件以及與企業職能有親密
關系或由企業肩負有關責任并需要執行的重要文件。
3.重要、突發事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設備設備等方面及自然災禍等突發重要事件的經過和辦理過程記錄及有關資料。
4.企業所簽署的合同資料，督查職能部門對企業進行檢查的書
面及取證資料以及企業固定財產有關資料。
5.人事檔案資料。
6.實物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實質工作中，實物、聲像檔案資料比較少，依據使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交
企業檔案管理部門，自行保留時要注意保護完好性。
7.榮譽類檔案等其余各樣檔案資料。
（七）各客戶服務中心管理自己樓盤、業主和經營有關的'檔案和
資料，主要包含以下內容。
1.客戶服務中心業務章及有關證照。
2.小區基本狀況資料。
（1）房產資料包含房子、設備及其附著物清單及表格等。
（2）接收資料包含查收合格憑據、物業完滿狀況、接收文件。
（3）技術資料包含工程預決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設備使用技術資料。
3.業主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業戶資料一定妥當保留并實時更新。
4.平時管理服務資料，主要包含以下內容。
（1）人事管理有關資料。客戶服務中心人員的招聘、培訓、定崗定編、分配、變遷文件、技術職稱等文件。
（2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內部通啟等文書資料。
（3）設備檔案管理，包含設備的標記、設備臺賬和設備資料等。
（4）物業經營管理資料。各客戶服務中心經營發展文件、小區管理文件、小區建設文件、委外、合作文件等。
（5）物業租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業權屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。
（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調系統圖。
（7）各客戶服務中心或個人參加各樣活動的資料。
5.小區創優檔案資料及社區文化資料。
四、檔案資料的移交和歸檔
（八）資料移交前管理。
1.各客戶服務中心的檔案資料在移交前由各客戶服務中心檔案資料管理員負責存檔管理。
2.各客戶服務中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內，保證檔案資料的完滿。
3.各客戶服務中心寄存的檔案資料要依據自己的使用頻次和保密程度進行分類寄存。
（九）檔案資料的移交，每半年向物業企業檔案室進行一次移交。
1.資料移交前，各客戶服務中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執行移交鋒續。
2.進行移交時，物業企業須認真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。
3.移交清單調式兩份，物業企業和各客戶服務中心交接人各保存一份。
4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調離手續前，一定清還檔案資料，經檔案室署名確認，方可辦理調離手續。
（十）歸檔。主要有以下要求。
1.物業企業及部下各客戶服務中心需依據本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實時、正確、規范地進行歸檔。
2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統地進行采集，歸檔模卷要進行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。
3.除歸檔范圍表中列明為復印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復印件歸檔。
4.歸檔的文件資料種數、份數及每份文件的頁數均應齊備完好。
5.實物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質文件資料，并保留。
（十一）歸檔檔案資料檢查。物業企業負責檢查、督查、指導并查核各客戶服務中心檔案資料的管理工作。統計匯總各客戶服務中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務中心檔案的歸檔工作進行實地檢查。
五、檔案資料的借閱和使用
在進行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續即可；假如要查閱重要密級資料，須執行檔案借閱審批手續，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復印。
（十三）檔案資料借閱的有關規定。
1.借閱的檔案資料一定準時送還，并實時辦理清戶手續。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續借手續，未辦理緩期手續且借出檔案超出15天者，對有關責任人進行瀆職問責辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據資料的重要程度進行相應的辦理。
2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標記等。
3.未經贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復制檔案資料，凡經贊同摘抄、復制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進行審察和查對。
4.實物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復印件供給利用。
（十四）要注意保護業主和住戶的個人信息，業主個人信息檔案在有關客戶服務中心的檔案庫中，如需調用含有業主個人隱私信息的資料，須經客戶服務中心負責人贊同，有些需經業主自己贊同，并由有關檔案人員記錄去處，追蹤有關信息資料的使用及其銷毀狀況。
六、檔案資料管理和判定
（十五）物業企業及各客戶服務中心依據自己實質狀況設置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。
1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內和庫房鄰近嚴禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標示嚴禁煙火標記。
2.庫房內全力按分類設置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資
料寄存地點索引。
（十七）檔案資料統計，詳細要求以下
1.物業企業及各客戶服務中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進、整理、判定、保留的數目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進行統計。
2.物業企業檔案員將統計結果報物業企業負責人，部下各客戶服務中心檔案員將統計結果報給客戶服務部負責人。
3.統計工作一定做到腳踏實地，照實反應狀況，務必保證供給的數據正確，切合客觀實質。
（十八）檔案資料的判定，包含以下要求
1.檔案資料一經歸檔，未經領導判定和贊同，任何人不得私自銷毀。
2.經判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應持續保留至次年再進行判定。
3.技術檔案資料鑒準時，需附帶工程技術部門的專業建議。（十九）檔案資料的銷毀。
1.經判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負責人妥當辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。
2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監銷人，監銷人應認真復核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人在銷毀清冊上署名。
3.檔案資料管理員應實時做好檔案資料整理、檢索工具調整等工作。
七、獎罰
（二十）企業依據每年查核結果，關于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或許進步特別突出的部門和個人賜予相應表彰或獎賞等。
（二十一）關于工作不負責，未認真貫徹執行物業企業檔案工作要求的檔案管理人員，企業將對檔案管理的詳細工作人員和有關領導進行處罰。
（二十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經允許，私自將檔案資料抄寫、復制與轉借別人等狀況，將依據情節嚴重程度，賜予相應的處罰。
八、附則
（二十三）本管理制度由企業客戶服務部訂正，自覺布之日起實行。
公司檔案管理制度12
第一章總則
第一條為加強公司XX資產管理有限公司（以下簡稱“公司”或“本公司”）檔案管理工作，根據《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內部控制指引》等法律法規、規范性法律文件及相關監管要求制定本制度。
第二條檔案是公司及各部門在各項工作中形成的文件材料。
第三條加強檔案管理工作，是規范公司內部管理的重要內容，對亍提高公司管理水平具有重要意義。
第二章歸檔范圍
第四條公司檔案分為以下幾種：
（一）公司級證件
營業執照正副本；組織機構代碼證正副本；稅務登記證正副本；開戶許可證；機構信用代碼證、會員證等其他證件。
（二）法人治理結構
1、股東會、董事會、監事會等決議及會議材料；
2、高管人員資料檔案；
3、股東情況相關資料
4、其他相關資料。
（三）公司文書檔案
1、外發文件：外發紅頭文件等；
2、外收文件：
（1）監管部門的批文、批復、通知等；
（2）上級管理部門、股東單位頒發的需要公司執行的指示、決定、命令、條例、規定、辦法和通知等；
（3）其他金融機構的往來文件；
（4）社會有關部門頒發的文件、材料和公函；
（5）其他需要立卷歸檔的外來文件。
3、內部文件：各部門通知、通報、請示、報告、制度及其他需要立卷歸檔的.材料等。
（四）基金交易及基金清算
包括不限于：投資決策委員會會議記、風控委員會議記、清算指令等。
（五）合規檔案
各種風控合規報告及提示函等。
（六）行政物業
1、辦公樓相關文檔：裝修工程招標、工程報批、監理、投標書、工程合同、竣工驗收、辦公物業租賃文檔，財產保險相關文檔等；
2、辦公家具類文檔；
3、電話、安保、音視頻相關文檔；
4、物業管理相關文檔；
5、空調、電梯相關資料；
6、辦公樓消防、水系統圖紙等等；
7、購置各類設備的圖紙、說明書等；
8、其他需要歸檔的文件。
（七）信息系統
信息系統工程建設等資料。
公司檔案管理制度13
第一條 為了加強公司檔案的系統管理，實現檔案管理的規范化、制度化，更好地為公司各項工作服務，根據檔案法和公司有關規定，結合公司實際情況，特制訂本辦法。
第二條 凡公司各部門、子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何部門、單位和個人不得據為已有。
第三條 公司檔案工作實行統一領導，分級保管，分級查閱的原則。其中：一級管理是指公司綜合部的統籌管理，由綜合部指定專職人員負責；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作，由各部門指定人員專（兼）職本部門的檔案管理工作，或由綜合部派駐專職人員協助管理。
第四條 公司檔案管理的分散與集中。
1、與公司財務有關的資料由財務部保管。經總經理許可，綜合部可視情況保存財務管理方面的文件資料復印件。
2、有關人事方面的資料，由綜合部人事專員保管。
3、屬工程項目方面的資料，由工程部保管，并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底；其中，屬于政府或專業主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管，本部門可視情況保留復印件。在工程項目竣工檔案備案后半個月內，把所有檔案移交到綜合部檔案室統一保管。
4、設計部負責工程圖紙資料的臨時保管，并在每月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結的資料，但屬機密級以上的資料應當在辦結后立即移交。設計圖紙的原稿制作份數根據合同約定及實際需要報請分管領導批準。
5、營銷中心對外簽定的廣告、策劃合同，應當在簽署完畢時，即向綜合部檔案管理員移交，本部門可視情況保存復印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結的有關上個月市場調查報告，項目策劃與廣告，和銷售策劃方案方面的資料。
6、銷售合同的檔案管理：銷售人員在合同簽署完畢后的第一時間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同，編號永久保存。并在房管局辦完手續，合同上加蓋備案章 （按揭貸款需再加蓋預抵押章）后，當日即移交另一份售樓合同，和網上備案單、明碼標價書各一份到綜合部檔案室保管，其中網上備案單和明碼標價書對應原合同編號永久保存。待公司向客戶交付房產后，綜合部檔案室再將對應的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶服務中心辦理產權證，并最終將此合同移交給房管局。
7、招標中心在第一時間將簽署完畢的對外經濟合同移交給綜合部檔案管理員保管，本部門可視情況保存復印件。并在每一合同執行完畢后，將相關的簽證單移交到財務部保存。
8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經濟合同，原則上公司應保留兩份原件，財務處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務部保存原件，綜合部保存復印件（售樓合同除外）。
9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結及一些重要資料復印件等由各部門自行保管。
10、各子公司及事業部負責本單位的檔案管理，屬機密級以上檔案應在事件辦理完畢后2個工作日內移交到綜合部檔案室統一保管，本單位可視情況保留復印件。
第五條 各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，綜合部檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，并且每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第六條 各部門向綜合部檔案室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。資料管理員應保持相對穩定，人員變動應及時通知綜合部檔案室，因工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，才能離職。
第七條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門（含部門）以上的各種計劃、方案、規劃，各種重大決議、總結、報告，和各種重要通知、通報，及各種公文、會議紀要、大事記。
2、各種工程圖紙、簽證單、聯絡函、設計變更通知書等工程資料。
3、各類工程檢測、鑒定報告。
4、各種協議書、合同書，各種技術資料，和各種設備檔案及說明書。
5、公司年初財務預算報告及年終財務報告，各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計報告、資產評估報告。
7、公司各種管理規章制度和人事檔案。
8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。
10、公司的重大奠基、慶典、新聞發布會等儀式和具有重要價值的社會活動，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發展大事記，和公司總經理親自起草或修改的重要文稿。
12、國家有關行業發展的政策、法律、法規等文件；上級主管部門、單位的來文等。
13、其他需要歸檔的重要文件。
第八條 檔案在形成過程中，經辦人員應及時對有關文字材料和圖樣進行系統收集和整理，不遺漏、不丟失，確保全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員負責收集。
第九條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。
第十條 凡屬歸檔范圍的文件，經辦部門資料員應在規定時間內將原件及時歸檔，任何單位和個人不得私自留存；經辦部門視實際需要留存復印件。如特殊案件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經綜合部負責人同意后妥為保存，綜合部以復印件歸檔，經辦部門在原稿用畢后仍應送綜合部歸檔并換回復印件。
第十一條 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章 、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
第十二條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數、原件或復印件等情況，設立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數及必要說明并辦理簽收手續。移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。
第十三條 立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋密級印鑒，按保管期限和文件年限分開立卷。
第十四條 立卷時應編制好案卷目錄，把文件的標題、日期、單位、部門等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬好案卷標題，把案卷內容表達出來，填寫備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固，無任何金屬物。
第十五條 檔案管理員應根據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。
第十六條 檔案分類與編號規則，見附表。
第十七條 公司本部及各子公司應有存放檔案的專門庫房，庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條 件，門窗應結實牢固。各部門根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜。
第十八條 歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據公司檔案的分類規則對檔案進行科學的分類編號，分卷裝訂成冊，保管要有條 理，主次分明，存放科學。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
第十九條 檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內容，發現問題應及時上報綜合部負責人，重要問題應及時上報總經理。要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的'需求，掌握利用規律。要經常清理檔案柜衛生，做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。
第二十條 檔案管理員要做好檔案流失的防護工作，妥善保管，謹防丟失，不得隨意轉借，或替當事人涂改內容；檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴禁無關人員進入檔案室，非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴格遵守檔案安全保密制度，對檔案的機密內容，要做到守口如瓶，嚴守職責，不得傳播或泄露內容。
第二十一條 檔案發生泄密、損毀或丟失時，根據給公司所造成損失的大小，按規定對有關責任人進行處罰。
第二十二條 根據檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值，確定其保管期限和密級。
第二十三條 保管期限
文件保存期限除政府有關法令或本公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1、永久保存：
（1）公司章程；
（2）股東名簿；
（3）組織規程及辦事細則；
（4）董事會及股東會紀錄；
（5）財務報表；
（6）政府機關核準文件；
（7）不動產所有權狀及其他債權憑證；
（8）工程設計圖；
（9）規章制度；
（10）其他經核定須永久保存的文書。
2、10年保存：
（1）預算、決算書類；
（2）會計憑證；
（3）事業計劃資料；
（4）其他經核定須保存10年的文書。
3、5年保存：
（1）期滿或解除之合約；
（2）其他經核定保存5年的文書。
4、1年保存：結案后無長期保存必要者。
第二十四條 檔案密級
公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級，按檔案性質、內容不同劃分不同密級，并據此界定檔案調閱權限。
1、“絕密”文書含：相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其他經濟組織的合作合同及其他經核定為絕密的文書。
2、“機密”文書含：公司各類經濟合同、人事檔案、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要（決議）、不動產所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。
3、“密”文件含：公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。
4、“普通”文件含：部門工作聯系單、公司內部發文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
第二十五條 凡需借閱公司檔案者，均須填寫檔案調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱。
第二十六條 借閱的檔案密級與領導簽批
公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案須經本部門領導批準，機密級以上檔案必須經總經理批準后，方可借閱。
借閱非本部門的業務檔案須經分管領導批準，機密級以上檔案必須經總經理批準許可，方可借閱。
借閱公司人事、財務檔案須經總經理批準，方可借閱。
第二十七條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續，檔案管理員依據《檔案調閱審批單》，為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復制，須經綜合部負責人批準。歸還的檔案要進行檢查、清點，經檢查無誤方可辦理注銷手續。如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
第二十八條 公司檔案只供本公司員工在調閱當天即時查閱，一般不得借出檔案室，如有特殊情況，在綜合部負責人批準后可以短期外借，普通檔案借閱期為七天，密級檔案為三天；機密級以上檔案不許外借，并且必須在檔案管理人員監督下查閱。如特殊情形欲延長調閱期限，應按調閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書面證明，并經總經理批準，方可查閱無密級檔案。
第二十九條 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄；由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按規定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經檔案室審查無誤簽字后，才能調離。
第三十條 綜合部檔案室每年對公司檔案進行一次清理，清除不必要保存的資料，對破損和褪色的資料進行修補和復制。
第三十一條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經綜合部負責人和檔案形成部門經理共同鑒定，報分管領導審核，總經理批準，并進行登記造冊后按規定予以銷毀。
第三十二條 銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。
第三十三條 有下列行為之一，視情節輕重，給予100元—5000元罰款處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續辦理借閱，外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。
6、泄露公司檔案機密者。
第三十四條 本制度由綜合部負責解釋、補充，由公司總經理批準執行。
公司檔案管理制度14
一、總則
（一）為了規范集團的人事檔案管理工作，加強對人事檔案的收集、補充、鑒別、匯總整理、借閱、借用、轉遞、保管等工作流程的內部管理監控，維護集團人事檔案的規范性和保密性，根據國家人事檔案管理法律法規和集團檔案管理制度等有關制度，結合集團人事檔案管理工作實際，特制定本制度。
（二）本制度適用于集團系統內部人事檔案管理工作。
二、檔案管理人員工作職責
（一）綜合辦公室安排專職管理人員，負責對人事檔案的收集、補充、鑒別、整理、借用、借閱、轉遞、保管、規范等管理工作，原則上管理人員檔案資料終身保存，普通員工檔案至少保留兩年；
（二）集團人事檔案管理人員工作職責：
1 .嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密制度，保護檔案的安全，不得泄露檔案內容，做好人事檔案的安全保密、保護工作；
2 .根據集團公司人事檔案工作具體情況，完善各項必要的'規章制度，堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事;
3 .收集、鑒別和整理人事檔案材料，辦理人事檔案的查閱、借閱和轉遞等工作。及時登記人事職務、工資、職稱等的變動情況，為有關部門提供人事檔案信息；
4 .積極主動地去發現人事檔案工作的新情況、新問題，并定5期向部門領導請示報告工作；.積極參加檔案管理學習,提高業務水平和工作能力。
（三）未經允許，任何人不得借閱人事檔案資料。
三、紙質資料管理
（一）收集綜合辦公室檔案專管員在收集人事檔案資料時，要仔細核對資料信息，保證資料完整、真實、有效，資料收集齊全后須及時整理歸檔。
（二）整理
1 .人事檔案分類人事檔案紙質資料大致分為基礎檔案資料、
輔助檔案資料、離職檔案資料三大類；其中基礎檔案資料和輔助檔案資料屬于在職期間的資料，離職檔案資料是員工離職時需要辦理的資料。
（1）基礎檔案資料入職基本資料資料，包括但不限于姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學歷、專業、學位、家庭住址、聯系電話、緊急聯系人姓名地址單位聯系電話、入職時間、項目經歷、家庭情況，工作履歷等；
員工入職相關審批文件資料，包括但不限于入職審批表、員工薪酬說明書、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；員工各類證件資料，包括但不限于身份證、畢業證、學位證、資格證、駕駛證、各種專業證書、比賽獲獎證書等等；員工各類在職資料，包括但不限于轉正申請書、試用期員工轉正定級考核表、每年度工作總結等；
（2）輔助檔案資料
①輔助檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料，這部分檔案資料會根據實際情況定期或不定期的更新。
②輔助檔案資料分類累積類資料：是指不可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類資料需要累積存入人事檔案中;更新類資料：是指可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可（舊版抽出,新版存入）
③輔助檔案資料（累積類）主要包括：培訓學習）總結資料、任免類文件、調動交接資料共四類；
④輔助檔案資料（更新類）主要包括：勞動合同及保密協議和體檢資料共兩類。
（3）離職檔案資料離職檔案資料是指在辦理離職手續時需填寫、上交、歸檔的檔案資料。
四、檔案組卷、存放規定
1.設立專用的檔案柜。檔案存入箱柜時排列系統，重要檔案要專柜存放。
2 .以部門為單位，分類設置基礎檔案資料、輔助檔案資料及離職檔案資料檔案盒，將每位員工的人事資料對應存入部門人事）32Cnl6cm檔案袋的分類文件盒中，必要時可統一使用（長（寬）*（22Cnl高）*的檔案盒存儲檔案。
3 .檔案盒背側應當貼有人事基礎檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料及檔案號。
4 .檔案盒內首頁應當設置檔案索引表。
5.歸檔的文件材料，必須用統一的報告紙、擬稿紙書寫。
五、電子檔案管理
電子檔案管理對應于紙質人事檔案，即將員工檔案原件用掃描的形式，保存一份完整的電子檔案，同樣設立人事基礎檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料文件夾,以部門為單位存入。為后續的查閱與調取提供便捷；也可防止因意外致使原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現；
1 .電子信息錄入：綜合辦公室檔案專管員必須在員工入職（含新入職人員、離職返聘、實習人員）當天及時對其所有相關個人信息進行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一星期之內全部錄入公司人事管理系統。
2 .電子信息更新：員工個人信息發生變動時，需及時對其電子信息進行更新。
六、監督與處罰
對違反本規定有下列情形的，由綜合辦公室會同有關部門進行處理：
1、擅自向外公布、泄露檔案材料的；
2、擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的；
3、利用職務便利調取檔案資料謀取私利的。對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者，要視情節的輕重，給予批評教育或開除處分;觸犯法律的，要依法追究責任。
本制度自頒發之日起生效。
公司檔案管理制度15
一、目的
為了規范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、適用范圍
適用于公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。
三、職責
公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
四、原則
分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。
五、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
六、程序
1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統為平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職（失業）證明等。
七、為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現系統時效性強的。優點，及時更新、變化的資料進行系統錄入，具體時限要求如下：
1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，并進行紙質檔案歸檔；
2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔；
3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔。
八、人事檔案借/調閱
1、調閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經有效批準。
2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批準。
3、部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報總經理批準。
4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閱。
5、調閱檔案原則上在行政人事部門內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管批準。借閱檔案的.人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印，借出的檔案必須在2天內歸還。
6、所有調閱檔案，均需登記備案。
九、人事檔案歸屬
1、繼續受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以后銷毀。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以后銷毀。
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