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介紹信管理的使用規定
介紹信管理人員要嚴格執行介紹信管理規定,妥善保管,不得隨意丟放。接下來小編將跟大家介紹關于介紹信管理的使用規定,各位小伙伴一定要謹記在心哦!
第一條介紹信是對外聯系工作、商洽事務等派出人員持有的憑證。各單位(部門)要認真做好介紹信等證明材料的管理工作。
第二條學校介紹信由學校辦公室統一負責印制、編號、登記、發放、銷毀。各單位(部門)要有專人分管,介紹信薄不得丟失,使用完后將存根退學校辦公室保存,定期統一銷毀。
第三條開具校黨政介紹信應履行審批手續。聯系一般性工作事項,需經學校辦公室領導簽批,涉及學校的重要事務需經學校主管領導簽批。
第四條填寫介紹信內容要明確具體、包括前往的單位(部門)名稱、聯系具體事宜、開信日期、有效期限等,并應與存根內容一致。書寫要工整,不得涂改。印章管理人員應在檢查核對無誤后用印。
第五條不得開空白介紹信。
第六條介紹信開出后未使用的,應退還管理人員,與原存根一起保存。介紹信持有人若將介紹信丟失,應及時報告,以防冒名頂替。
第七條本規定自公布之日起施行,由學校辦公室負責解釋。
拓展:介紹信的管理
介紹信是公司出具的一種證明性文件,公司對介紹信的內容及其印章承擔著相應的責任。因此,公司對其使用必須嚴格管理。開出介紹信或替換介紹信都要履行一定的手續。
(一)介紹信的兩種形式:
一種是辦公室秘書掌握的具有一定印刷格式的公司介紹信。有制發單位的名稱,使用人的姓名、職務、事由、時間、有效期、用印等。另一種是用公司信箋書寫的,為請求或希望證明某種情況而使用的。
(二)開具介紹信的手續:
需要單位介紹信者要先填寫單位介紹信簽批單,經部門批準后,由辦公室秘書據此單填寫介紹信,蓋章后交給需用人。
(三)注意事項:
1、辦公室給職能部門出具介紹信時要嚴格履行登記簽發手續。
2、使用介紹信者的合法身份和事由要嚴格審核。
3、介紹信要有編號和存根,存根和發出的介紹信要一致。
4、事后應逐一核查介紹信用途、去向,并予以記錄。應收回全部未使用的介紹信。
介紹信格式范文
xxx單位:
茲有xxx的檔案屬于貴單位管理,現因本公司招聘xxx到本公司任職,簽訂正式勞動合同xx年,從xx起生效,在此期間,本公司xxx將負責管理該員工的檔案,負責該員工與檔案有關的各項事宜。(注:本公司xxxx,具有保存檔案資質)特此申請批準提檔。
xx公司
負責人:xxx
20xx年x月x日
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