行政公文寫作基礎知識:公文的體式與稿本

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行政公文寫作基礎知識:公文的體式與稿本

　　公文格式、種類、寫作規范、處理程序和管理要求。公文格式包括規格、樣式和書寫要求；公文種類分為上行文、平行文和下行文；公文寫作規范要求內容客觀真實、文字簡練明了、標點正確使用；公文處理程序包括擬稿、審核、簽發、印制、發文和歸檔等環節；公文管理要求嚴格遵守國家法律法規和黨的方針政策，建立完善的管理制度。下面是小編整理的行政公文寫作基礎知識，希望對你有所幫助。

行政公文寫作基礎知識:公文的體式與稿本

　　行政公文寫作基礎知識

　　一、公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國以來，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過多次規定和改革，從而使公文成為黨政機關實施領導與管理的有力工具。

　　二、公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

　　二、公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。公文屬應用文體，它除具有應用文體的一般特點外，在表達方式和語言運用上又有它自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點;公文在語言運用方面應當做到準確、簡明、莊重、得體。

　　三、一份完整的公文由一些規定的數據項目構成，這些數據項目就是公文的構成要素，或稱公文的組成部分。《國家機關公文格式》將公文結構的諸要素分為指定項目和選定項目。

　　四、公文的書面格式是指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式 , 這是公文在形式上區別于一般公文的重要標志。公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項;公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項;公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發說明、頁碼等項。

　　五、公文的排版形式是指公文數據項目在文件版面上的標印格式 , 是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。

　　六、公文的裝訂要求：公文一律左側裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時 , 文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏頁，以保持公文的完整。

　　七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內容和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以及根據使用時的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規性文件又有試行本、暫行本等形式，同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。

　　行政公文寫作基礎知識

　　一、公文格式

　　公文格式是指公文的規格、樣式和書寫要求。根據《黨政機關公文處理工作條例》規定，公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期等組成。其中，發文機關標志應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱；發文字號應當包括機關代字、年份代碼、發文順序號；標題應當準確、簡明地概括公文主題，一般由“事由+文種”組成；正文應當根據公文內容來撰寫，要求準確、簡明、通順；印章應當與發文機關相符，并加蓋騎縫章。

　　二、公文種類

　　公文種類是公文的具體分類。根據《黨政機關公文處理工作條例》規定，公文一般分為上行文、平行文和下行文。上行文是指向上一級領導機關匯報工作、請示事項的公文，如報告、請示等；平行文是指向同級機關或者不相隸屬機關傳遞信息的公文，如函等；下行文是指向下級機關布置工作、傳達指示的公文，如通知、意見等。每種公文都有其特定的用途和寫作規范。

　　三、公文寫作規范

　　行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

　　內容應當客觀真實，表述準確，條理清晰，邏輯嚴謹。

　　文字應當簡練明了，用詞準確規范，避免歧義和誤解。

　　標點應當正確使用，避免影響閱讀和理解。

　　格式應當符合規定，附件應當齊全完整。

　　印章應當清晰有效，符合規定。

　　行文應當符合國家法律法規和黨的方針政策，不得有悖于常識和道德。

　　四、公文處理程序

　　公文處理程序是指公文從擬制到歸檔的整個流程。根據《黨政機關公文處理工作條例》規定，公文處理一般包括擬稿、審核、簽發、印制、發文、歸檔等環節。其中，擬稿應當按照規定的格式和要求撰寫；審核應當對公文的格式、內容、文字等進行把關；簽發應當由領導進行審批；印制應當規范有序，符合規定；發文應當通過規定的渠道發送；歸檔應當將公文作為檔案保存好。每個環節都有其特定的要求和處理流程。

　　五、公文管理要求

　　公文處理應當嚴格遵守國家法律法規和黨的方針政策，確保公文的合法性和規范性。

　　公文管理應當建立完善的管理制度，確保公文的保密性、完整性和安全性。

　　公文處理應當建立完善的檔案管理制度，確保公文的查閱和使用方便快捷。

　　公文處理應當建立完善的工作責任制度，確保每個環節的處理質量和效率。

　　公文管理應當加強監督和檢查，發現問題及時處理，確保公文工作的正常運轉。

　　公文寫作基礎知識

　　一、明確發文主旨

　　任何一份公文都是根據機關工作的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即公文的主題和發文的目的，包括以下幾項內容：

　　1、文件的中心內容是什么?比如布置工作，提出主要抓哪些問題，主要成績及存在問題，下一步的打算;再如請求事項，擬請上級機關答復或解決什么問題等。

　　2、根據文件內容，準備采用什么文種?比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報;針對下級機關來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是寫一個帶有規定性質的通知等。

　　3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，是向上級領導機關匯報，還是向下級所屬單位介紹和推廣工作經驗;是給領導干部、有關部門工作人員閱讀，還是向全體干部或人民群眾進行傳達等。

　　4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方機關了解，還是要求對方機關答復，是要求各收文機關貫徹執行，還是供對方參照執行、研究參考、征求意見等。

　　總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有首先對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草文件。

　　二、收集有關材料，進行調查研究

　　發文的目的和主題明確以后，就可以圍繞這個主題收集材料和進行一定的調查研究，當然，這也要根據具體情況，并不是擬寫每份文件都要專門進行這一步工作。例如，擬寫一個簡短的命令、通知，寫一封內容比較簡單的公函，呈報一項請示等，一般來說不需要專門做收集材料和調查研究的工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但是對于問題比較復雜，或雖有領導人對問題處理的原則意見，但還沒有形成具體有觀點和材料，還要進行具體分析和歸納;或擬寫篇幅較長的文件，擬定工作計劃、進行工作總結，起草規章、條例，擬寫工作指示和領導人講話等，往往都需要收集有關材料和進行一些調查研究工作，因為概念的形成過程，判斷的形成過程，推理的過程，就是調查和研究的過程，就是思維的過程。人腦是能夠反映客觀世界的，但是要反映得正確很不容易。要經過反復的考察，才能反映得比較正確，比較接近客觀實際。寫出的文件要符合實際，也必須經過這樣一個過程。

　　怎樣為擬寫文件收集材料和進行調查研究呢?一是收集和閱讀有關的文字材料;二是到實際當中收集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱黨和國家有關的方針政策和指示精神，上級機關布置的任務，本部門去年的工作計劃和工作總結，以及參考兄弟單位的有關工作計劃等。還要認真研究本部門今年面臨的形勢，今年的中心任務，上級要求;本部門當前的工作狀況，存在的有利條件和不利因素，有什么潛力;研究針對實際情況應當提出哪些具體指標，需要采取什么保證措施等。再如，擬寫一個全面的工作總結，需要查閱原訂的工作計劃，上級機關頒發的主要的領導性文件，這一時期本機關制發的主要文件、下屬機關報送的主要文件，有關的重要會議文件，本機關的大事記等;請本機關各個部門的同志開個座談會，了解各部門的工作情況和工作體會，召集有關人員醞釀討論總結提綱等。在全面調查和收集了有關材料的基礎上，分析研究主要進行哪幾項工作，取得的主要成績及其原因，工作中的主要經驗教訓等。

　　總之，收集材料和調查研究，是一個充分醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材，了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識上的飛躍，從感性認識上升到理性認識。

　　三、擬出提綱，安排結構

　　在收集材料調查研究的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。

　　提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題、依次再寫什么問題，主要分作幾層意思等。篇幅較長的比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱又當別論了。

　　擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點、可以召集一定的會議進行集體討論研究和修改，使提綱益臻完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。

　　四、落筆起草，擬寫正文

　　結構安排好后，要按照提綱所列順序，開宗明義，緊扣主題，擬寫正文。寫作中要注意兩點。

　　1、要觀點鮮明、用材得當。也就是說要用觀點統帥材料，使材料為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點一致。

　　行文當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可，或詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云，無所適從，或者容易產生誤解，造成歧義，便會貽誤工作和造成不應有的損失。

　　有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞，缺乏根據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清楚要說明什么問題，不了解發文的意圖，特別是工作報告和情況匯報、經濟情況介紹等一類的文件，需要既有觀點，又有材料。觀點和材料的關系，如同骨頭和肉的關系一樣，有骨有肉才顯得豐滿、生動、有力。例如，闡明某項方針、政策的指示和意見、往往要指出工作中的主要成績、存在的問題、值得注意的傾向，指明怎樣去做會有什么好處，指明不應當怎樣做，做了容易產生什么后果，會有什么不利等。總之，要向對方曉以利害，使之深刻理解自己的意圖的可行性和必要性，就有必要恰當地運用一些具體材料來說明一定的道理。再如，寫一份工作簡報、調查報告、通報或經驗介紹，都要選用一定的典型事例和典型人物的材料，以達到交流情況，具體反映問題，或有生動的事實表彰、宣傳或教育、警戒的目的。這樣寫的文件，有理有據，才能使人感到生動真實，樂于信服。

　　我們在調查研究中收集到的材料是多種多樣的，使用材料時必須經過選擇與剪裁，使材料能夠說明觀點，并具有典型性。也就是說要下一番去粗取精、去偽存真的功夫。選材要恰當，要為表達發文的意圖服務。運用材料緊密圍繞觀點，這就是我們所說的用觀點統帥材料。材料用得不當，不說明問題，就會出現材料與主題脫節的現象。這樣的文件，會顯得結構松散而雜亂，是缺乏說明力的。因此，不能說明問題的材料，寧可不用，不可濫用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。

　　擬寫文件要保持嚴肅性，要求用材料說明觀點，用觀點統帥材料，是說觀點必要有實際材料加以說明，運用材料必須緊密結合觀點;絕不是說可以事先主觀地劃出一個思想框框，然后去拼湊材料，沒有材料就去編造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本質的虛假的東西作為表達某種觀點和意圖“依據”。這樣來寫文件，是違背實事求是的根本原則，是決不容許的，必須嚴加禁止。

　　還需要說明的是，擬寫文件要有觀點和材料，也并不是說任何文件都必須具有這兩個方面。例如，一封介紹信、一個具體問題通知、一個簡要的批復、一項法規、法令等，一般都不需要引用什么材料來闡明觀點，而主要是說明具體意見、要求和規定，交代有關事項和做法等。

　　2、要文句簡練、交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代問題清楚明了。如果為了說清楚問題，就寫得啰嗦冗長，是不可取的;而為了簡便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正確的寫法，應該是宜簡則簡，宜詳則詳，詳略得當。敘述的文字力求簡練;需交代的重點，如文中涉及的人名、地名、機關名稱、或者使用規范化簡稱，簡稱必須是人所共知的，并且要注意不與其它機關發生重復和不至于誤解，不得隨意亂用簡稱。如將“××省委組織部、宣傳部”簡作“×省組宣”《會使人看不用代稱“滬”、“渝”。縣以下不為人們熟知的地名，前面應冠上所屬的省名、地區名、縣名等。某些事物的全稱很長，可以使用已為人們所熟悉的省略叫法，如“兩個文明”、“實現四化等。不得隨意創造使人難以理解的叫法。

　　文中引用的有關論述，應注明出處。引用其它文件時，應寫明它的發文機關、發文日期、發文號或文件的全標題;引用的語句，應加引號標明。文中提及的人名，如果不為對方所熟悉，在第一次出現時，應當寫明他的職務、身份和全名，以下可以簡稱。文中遇有特別生僻的詞語，應加以注釋。總之，不能認為自己清楚的事，對方也必然會了解。要從對方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。

　　一般來說，擬寫文件不僅要注意文具通順、遵守文法規則、正確使用標點符號，還要注意是否交代清楚了什么機關、什么時間、什么地點、什么問題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見、對對方有什么要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚，除了簡短的文件外，一般均應開宗明義，首先交代全文的目的或結論，作為導語，然后再分幾層意思說明，在全篇的結尾部分，還可以對全篇的要旨作一個適當的概括，并表明對收文機關的要求。例如要求這份文件在什么時間、什么范圍傳達，什么時間開始執行，請示答復或僅是上報備案等。

　　五、反復檢查，認真修改

　　初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，須要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的。寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能成熟。擬寫文件時，自己起草以后，一定要反復閱讀幾遍，仔細地逐字逐句斟酌修改，連標點符號也不要放過。

　　1、關于主題的修改。看主題思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會有所依據。

　　2、關于觀點的修改。修改公文要考慮觀點是否正確，表達有無問題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不夠妥當，概念模糊，以及推理、論證不合邏輯的地方，都要進行修改。

　　3、關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過恰當的材料表現出來，如果文件只有觀點而無材料，或者有了材料而不能說明觀點，或者材料過多而湮沒了觀點，就要對材料進行適當的修改。

　　4、關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，起承轉合的調整，層次位置的改變，以及詳略的更動等等。目的在于使文件更加嚴謹、暢達、勻稱和完整。

　　5、關于語言的修改。主要是修改不通順的字句，不規范的字以及標點符號，以達到語言準確、鮮明、精煉、生動的要求。

　　修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。通過修改，不僅可以提高文件質量，為審核、簽發打好基礎，也可從中提高寫作能力。

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