企業(yè)會計電算化內部控制管理淺談論文
企業(yè)會計電算化就是利用計算機來替代人工記賬、人工算賬、人工報賬和部分用人腦來完成的對會計信息的分析、預測、決策的過程。在企業(yè)進行會計電算化的同時,會計電算化對企業(yè)的會計核算與管理環(huán)境產生了一定的影響。會計電算化管理中的內部控制也隨之產生了問題。只有解決了這些不良的問題,才會使公司更好的發(fā)展。
一、企業(yè)會計電算化管理中的內部控制存在的問題
(一)工作人員職能劃分不清
在沒有實行會計電算化以前,所有的操作包括記賬、入賬、出賬等都是人工來完成的。但在運用了會計電算化以后這些都是由計算機自動完成的。不過這些工作還是由原來的工作人員來操作,所以以前的工作人員逐漸變成了系統(tǒng)的管理人員,由操作層變成了管理層。這就需要工作人員來適應會計電算化系統(tǒng),有些員工很難適應會計電算化系統(tǒng),工作人員職能劃分不清,有些員工既可以輸入數(shù)據又可以修改和輸出數(shù)據,員工的管理制度不完善,這樣就很容易的使公司的財務數(shù)據泄露,給公司的經濟帶來危機,影響了公司發(fā)展的方向。
(二)系統(tǒng)安全性不高
這里的安全性要從硬件方面和軟件方面來闡述。在硬件方面由于存儲數(shù)據的硬件是磁性介質的,很容易受到外面因素的干擾,數(shù)據容易被修改或丟失。在會計電算化系統(tǒng)軟件的設計時,人們都是只注重軟件所能實現(xiàn)的功能有多強大而忽略了對系統(tǒng)安全性的考慮和設計。系統(tǒng)的安全性設計的不好就會使系統(tǒng)很容易被病毒入侵、數(shù)據庫被惡意修改、在突發(fā)情況下數(shù)據丟失等現(xiàn)象,所以在企業(yè)會計電算化管理中的內部控制時要提高系統(tǒng)的安全性。
(三)數(shù)據處理方式產生的問題
人工處理的數(shù)據的方式雖然很消耗時間,也很容易出錯,但不至于造成很嚴重的后果。人工方式對數(shù)據進行處理時,如果出現(xiàn)了錯誤,在數(shù)據的審計過程中就會找到并解決。但對于會計電算化來說,數(shù)據是經過審計后是需要輸入到計算機中的,如果在輸入過程中數(shù)據輸入錯誤,由于對數(shù)據的操作都是由計算機自動完成的,錯誤的數(shù)據會造成錯誤的結果,這樣就會導致公司的財務數(shù)據不正確。使公司的經濟面臨危機。
(四)軟件的更新與維護不及時
在部分企業(yè)中會計電算化系統(tǒng)的版本已經跟不上時代的步伐了,近年來,系統(tǒng)軟件的.發(fā)展越來越廣泛,其實現(xiàn)的功能和應用領域也越來越高,有些企業(yè)的會計電算化系統(tǒng)已經滿足不了公司的發(fā)展要求。在對系統(tǒng)進行維護時,沒有指定和專業(yè)的維護人員來維護,這就導致了系統(tǒng)維護不全面,而且公司的數(shù)據還容易被泄露出去。
二、企業(yè)會計電算化管理中的內部控制存在問題的解決辦法
(一)職責的分離
從整個企業(yè)的管理來講,企業(yè)要將會計部門的職能獨立與其他部門分離。因為會計部門的掌握著企業(yè)的命脈,一些數(shù)據是需要保密的,越少的人接觸越好。然后還要分離會計部門工作人員的職能。每個工作人員有自己的工作職能和要負責的部分,根據工作人員的職能對其設置不同的權限。例如記賬的工作人員只有對數(shù)據輸入和查找的權限,沒有修改的權限。這樣就保證了數(shù)據不被丟失和泄露。如果數(shù)據發(fā)生了丟失和泄露,也可以根據其職責找到相關人員。
(二)提高硬件設施和軟件系統(tǒng)的安全性
在硬件設施方面,主要是要想辦法盡可能的在數(shù)據丟失或被修改后如何對其進行修復,所以就要定期的對數(shù)據進行備份,將數(shù)據備份到其他的存儲介質中,這樣一旦數(shù)據因硬件故障丟失,通過存儲介質就可以對數(shù)據進行恢復了。企業(yè)在選擇會計電算化軟件的過程中要適當?shù)目紤]軟件的安全性,不要只考慮系統(tǒng)的功能。
(三)數(shù)據的輸入輸出控制
在會計電算化的內部控制中,要嚴格的控制數(shù)據的輸入和輸出,在數(shù)據的輸入和輸出的過程中要加強數(shù)據的內部審計,對輸出的數(shù)據多次進行的審計,了解輸入的數(shù)據是否與書面材料或原始記錄一致。如果有錯誤要及時的對其進行修改。數(shù)據的輸出也要進過審計,查看數(shù)據輸出的是否正確,格式是否符合要求。如不符合,在輸出前找到原因進行修改。
(四)及時更新和維護軟件、提高工作人員綜合素質
企業(yè)對會計電算化系統(tǒng)要及時的更新和維護,企業(yè)要選擇先進的、實用的、安全性強的且符合本公司發(fā)展狀況和發(fā)展模式的電算化系統(tǒng)。系統(tǒng)的維護要有專門的人來負責,這要就保證了數(shù)據的安全性,有了符合公司的會計電算化系統(tǒng)還要提高工作人員的綜合素質,要加強工作人員的責任心,有了責任心對工作就有了積極的態(tài)度,還要在軟件更新和維護時對相關的工作人員進行培訓,培訓工作人員對軟件的使用方法,軟件的相關知識等,來提高工作人員的綜合素質。
(五)加強檔案管理
在會計電算化系統(tǒng)中要加強會計電算化的檔案管理,首先就要將檔案的建立、存檔、復制、調用和修改等由專門的工作人員來負責,檔案管理的內容包括企業(yè)的實際經濟狀況、企業(yè)的經營狀態(tài)、企業(yè)的資產狀況等,有了這些檔案數(shù)據,企業(yè)就可以根據這些信息做好相應的發(fā)展對策。
(六)完善企業(yè)電算化管理的內部控制制度
公司要對企業(yè)電算化管理的內部控制設置相應的管理制度,如要求相關的工作人員要遵守公司的規(guī)定,在離開工作崗位時要將計算機加密,工作室要鎖好。不能越權操作,要建立操作員的操作日志,記錄操作員的操作過程等。違反制度的員工公司要給予相應的合理的處分。
綜上所述,企業(yè)會計的電算化會加快企業(yè)的發(fā)展,但在企業(yè)會計電算化管理中的內部控制還存在很多問題,只有解決了存在的問題,才會使企業(yè)會計電算化的作用發(fā)揮到最大,增強企業(yè)的經濟基礎,有了強大的經濟基礎才會使企業(yè)更好的發(fā)展。
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