學校檔案管理信息化建設問題與建議論文

　　摘要：隨著教育改革進程的加快，學校檔案管理工作的革新迫不及待。隨著信息技術的應用與發(fā)展，學校檔案管理工作的信息化建設成為解決目前學校檔案管理工作的重要方法。由于學校檔案管理工作的信息化建設開展的時間較短，其中尚存在一些問題，本文在分析這些問題的基礎上，對學校檔案管理的信息化建設提出了自己的建議，以期為學校檔案管理工作的信息化建設提供一定的借鑒。

　　關鍵詞：學校檔案管理；信息化建設；問題；建議

　　在學校管理的各項工作中，檔案管理是其中較為重要的一部分。隨著教育改革進程的加快，學校傳統(tǒng)的檔案管理在應用的過程中表現(xiàn)出了種種弊病，這種種弊病的解決在很大程度上依賴于學校檔案管理的信息化建設。但是由于學校檔案管理的信息化建設發(fā)展的時間較短，其中存在的弊病較多，因此，探究其信息化建設中的問題，提出相應的改進建議，對實現(xiàn)學校檔案管理信息化建設的科學發(fā)展具有重要的意義。

　　一、學校檔案管理信息化建設的內(nèi)容

　　學校檔案管理信息化指的是以發(fā)揮檔案的憑證作用為基礎，充分發(fā)揮檔案的信息功能，促使檔案內(nèi)容實現(xiàn)數(shù)字化，促使檔案傳遞實現(xiàn)信息化。其中檔案管理信息化的含義有三層：其一，促使檔案內(nèi)容實現(xiàn)數(shù)字化，以便于信息的讀取與存儲；其二，實現(xiàn)檔案信息傳遞、接收、儲存、利用的一體化，提升操作的便利性；第三，實現(xiàn)檔案信息管理的網(wǎng)絡化，增強信息管理的便利性，提升信息的利用率。由此可知，學校檔案管理的信息化建設內(nèi)容也包括三個方面：第一，檔案信息數(shù)字化建設。檔案信息數(shù)字化建設的含義是在掃描技術和數(shù)據(jù)庫技術的支持下，以安全性、效益性和規(guī)范性為原則，將傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容轉化為電子檔案進行保存，從而構成一個有結構、有秩序的檔案信息庫。第二，檔案網(wǎng)站建設。檔案網(wǎng)站建設是檔案管理機構以公共信息服務網(wǎng)站為平臺，以網(wǎng)頁主頁的方式開展檔案宣傳工作、提供相關服務的服務型網(wǎng)站，其功能為交流、服務與宣傳，其構成內(nèi)容為機構信息、資源信息、工作信息和服用利用信息等。在學校檔案管理信息化建設的過程中，檔案網(wǎng)站建設是重要步驟。第三，數(shù)字檔案館建設。數(shù)字檔案館是一種遠程獲取檔案信息的方式，其建設的目的在于促使用戶能夠以便利快捷的方式獲取所需信息，其特點為：在功能方面其中心是存儲；在運行方面實現(xiàn)信息存取的網(wǎng)絡化；在存儲方面以無形的信息方法完成。

　　二、學校檔案管理信息化建設的問題

　　學校檔案管理信息化建設的時間較短，其中存在的問題較多，具體分析如下：第一，重視程度較低。學校檔案管理工作在學校的各項工作中受到的重視程度本來就比較低，學校相關領導對檔案管理信息化建設的重要性認識不完善，導致在其中投入的精力不足，投入的經(jīng)費不夠，與信息化建設相配套的基礎設施不健全，最終影響了學校檔案管理信息化建設的實現(xiàn)。第二，人才隊伍不健全。學校檔案管理人員長期使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，在檔案管理方面已經(jīng)形成定性思維，對信息化管理這種新型檔案管理方式的接受程度比較低，接受效率比較低。同時，因為相關的培訓制度不健全，缺乏有效的培訓激勵機制，使得原有的檔案管理人員出現(xiàn)固步自封的現(xiàn)象。再加之，專業(yè)的檔案信息化管理人員沒有實現(xiàn)有效的引進，人才隊伍不健全，最終影響了學校檔案管理信息化建設的發(fā)展。第三，檔案管理制度不健全。受到檔案管理重視程度不足的影響，學校的檔案管理工作并沒有被納入政府工作體系，所以在學校檔案管理方面也沒有相關的規(guī)定，使得學校檔案管理缺乏統(tǒng)一的標準，影響了檔案管理的規(guī)范化建設，最終影響了檔案管理工作的信息化建設。

　　三、學校檔案管理信息化建設的建議

　　針對上述問題，本文針對學校檔案管理工作的信息化建設提出以下建議：

　　第一，提升重視程度。首先，教育部門要針對學校檔案管理的信息化建設召集學校領導召開相關會議，促使學校領導充分認識到學校檔案管理信息化建設的重要性，端正學校領導對信息化建設的認識，進而提升全體師生對檔案管理信息化建設的認識，以在學校領導的支持下在檔案管理信息化建設方面投入充足的精力、人力和物力，為檔案管理信息化建設的實現(xiàn)奠定良好的條件。

　　第二，完善人才隊伍建設。在檔案管理信息化建設的過程中，人才是決定檔案管理信息化建設效果的重中之重。在新形勢下，檔案管理人員不僅要做管理員，更好成為檔案信息的“數(shù)據(jù)庫”和“百事通”。為了達到這樣的要求，檔案管理員要主動提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，豐富自己的計算機應用技能和數(shù)據(jù)庫能力，緊追檔案管理信息化建設的步伐。同時，學校要做好檔案管理人員的培訓工作，定期開展培訓，號召全體檔案管理人員積極參與，并制訂定期考核計劃，對于未能通過考核的檔案管理員對其進行再教育，如再次考核不過關，就予以辭退處理。除此之外，學校檔案管理系統(tǒng)還要積極引進專業(yè)的檔案管理信息化建設相關人才，做好信息化檔案系統(tǒng)的設計與維護工作，帶領全體檔案管理人員提升信息化建設素養(yǎng)，以最終建設一支高素養(yǎng)的信息化建設人才隊伍，以進一步推進檔案管理工作的信息化建設步伐。

　　第三，完善制度建設。在學校檔案管理工作信息化建設的過程中，對其產(chǎn)生阻礙的'因素之一就是不規(guī)范的制度。建設規(guī)范的制度，要處理好標準化制度和規(guī)范化制度之間的關系，促使二者相互協(xié)調(diào)，共同進步。首先，要建設一個具有統(tǒng)一性的網(wǎng)絡目錄標準。因為檔案內(nèi)容較多，形式多樣，錄入標準和管理標準不統(tǒng)一，導致查閱困難。因此，要完善檔案管理的信息化建設就要統(tǒng)一檔案管理標準，以便提升檔案管理效率和查閱使用效率。其次，要建立一套較為完善的制度，比如建立電子檔案管理制度、重要場所的進出制度、電子檔案系統(tǒng)的安全運行制度等，以實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范管理。

　　第四，完善數(shù)據(jù)庫建設。首先，要搭建一個學校檔案管理信息化建設平臺，以《檔案法》的相關規(guī)定為依據(jù)，規(guī)范檔案管理規(guī)章制度，對學校檔案進行分類處理；其次，要實現(xiàn)資源共享。學校檔案管理部門要聯(lián)合學校的其他部門制定檔案管理的聯(lián)合目錄，并形成完善的網(wǎng)絡系統(tǒng)，以便于實現(xiàn)一體化管理，以便于實現(xiàn)資源共享。第五，完善硬件設備的配置。檔案管理的信息化建設在很大程度上依賴于硬件設備，因此，為了推進學校檔案管理信息化進程的實現(xiàn)，完善硬件設備配置是關鍵。檔案管理部門的相關人員要將所需的硬件設備進行統(tǒng)計，將其上報給學校領導，學校領導要盡快予以審批、撥款，完善硬件設備的配置，以完善檔案管理的信息化建設。

　　四、結語

　　隨著教育改革進程的加快，傳統(tǒng)的學校檔案管理模式在工作的過程中表現(xiàn)出了種種缺陷，不利于實現(xiàn)學校檔案的規(guī)范化管理，不利于提升檔案的利用水平。因此實現(xiàn)學校檔案管理的信息化建設具有重要意義。學校檔案管理的信息化建設包括三方面的內(nèi)容，分別是：檔案信息數(shù)字化建設、檔案網(wǎng)站建設和數(shù)字檔案館建設。目前存在的問題是重視程度較低、人才隊伍不健全、檔案管理制度不規(guī)范，針對這樣的問題，本文從提升重視程度、完善人才隊伍建設、規(guī)范制度建設、完善硬件配置、完善數(shù)據(jù)庫建設五個方面對學校檔案管理工作的信息化建設進行了探究，具有一定的價值。

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