展會現場管理計劃模板

展會現場管理計劃模板

　　篇一：展會現場管理計劃

　　展覽會現場管理對成功地辦好一屆展覽會至關重要，現場管理做得不好會影響專業觀眾和參展商對展覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質。

　　一、觀眾登記和入場管理

　　觀眾登記處——

　　為了提高工作效率，絕大多數展會組織者都偏向于把預先登記的觀眾和現場注冊的觀眾分開，有些展覽會還進一步將現場注冊的觀眾分成兩類，即有名片的和無名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關手續就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導下填寫登記表，然后再到登記處辦理手續。

　　為了消磨人們在登記處的等待時間，一些展覽會的主辦單位還在入口處設置了展覽活動及論壇議程牌，這樣無疑也便于人們尤其是現場注冊的觀眾預先了解展覽會的總體結構和主要活動安排。

　　二、展覽會現場廣告管理

　　在一次大型展覽活動中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、展會會刊、戶外廣告牌、氣球、標語等，

　　但無論采用什么樣的廣告載體，展會主辦單位都必須制定明確、統一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。即使制定有相應的優惠措施，也應該讓所有參展商都了解，而不應簡單地根據參展企業的規模大小來決定是否給予其優惠。

　　三、參展商行為管理

　　參展商行為管理的主要工作依據是參展合同。在布展（尤其是某參展商需要進行特裝時）、開展和撤展等不同階段，展覽會主辦單位都應和參展商進行有效的溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場館的使用規定。必要時主辦單位可以

　　采用強制性措施，以維護絕大多數參展商的正當利益和保證整個展覽會的順利進行。

　　四、安全管理

　　1. 制定安全應急策略，按照制定的應急策略，突出自救意識、自救能力、組織紀律和 服從等方面的宣傳， 熟悉緊急情況的處理方法和人員疏散程序， 增強穩操勝券的信 心和決心。

　　2. 防止危險品進入展場。在展場的醒目位置、關鍵路口、場內和場外的各個關口，尤 其是安全出口等，均設置各種各樣的導導示圖、標志牌等，對安全出口通道、進出 只需、飲水、就餐、防滑、公廁、停車等進行指示。

　　3. 安全責任實行問責制。 根據展覽活動消防安全管理的相關規定， 以及大型社會活動 治安管理條例等法律、法規精神，由一名主要領導全面負責各項安全管理工作，實 行問責制， 并配備一定數量的、 具備一定安全管理工作經驗的管理人員具體負責展 會的日常安全管理工作，組織重組的安全保衛力量。

　　五、展會設備設施管理

　　1. 設備管理：保養、修理、更新等

　　2. 環境管理：養護、保潔、綠化等

　　六、媒體的接待和管理

　　展會開幕前， 與有關媒體取得聯系

　　， 邀請媒體記者對展會開幕現場和展覽現場進行采訪 和新聞報道做準備。

　　七、交通、物流管理

　　對現場物流和交通的控制是展覽會全面控制的至關重要的部分，事實上，交通也屬于物流的范疇，只不過這里的“交通”主要指現場的交通工具、停車場及線路的規劃，如展品運輸車輛、巴士（往返于地鐵或機場與場館之間）、Taxi、停車場等。

　　展覽會現場的物流管理工作十分繁瑣，哪怕是看似簡單的停車場事務，也要充分考慮到展品運貨司機、貴賓、參展商和專業觀眾的不同需要。

　　對于大型展覽活動而言，現場交通與物流管理的負責人至少應該掌握：

　　■一份相關聯系人名單；

　　■場館地圖；

　　■展品抵達場館的時間；

　　■現場交通規劃草圖；

　　■緊急情況應對計劃；

　　■現場聯絡點，包括安全和志愿者。

　　八、餐飲管理

　　餐飲服務是展覽會質量的一個重要環節。

　　展覽會主辦單位可采取外包的方式，將展會期間餐飲區的經營權臨時轉讓給知名酒店或連鎖餐廳，并通過合同條款對其菜單、份量和價格等進行嚴格的約束，以確保現場餐飲服務的質量。在這一點上，有些展覽公司所采取的餐飲服務公開招標的方法值得借鑒。還有一點需要強調，在展會餐飲區，餐飲服務人員還應該對簡易飯盒等餐具進行及時清理，為參展商和專業觀眾營造一個良好的就餐環境。

　　九、證件管理

　　通常來說，在一次展覽會中，主辦機構至少要印制 6種證件，分別發放給參展商、專業觀眾、工作人員（包括主辦機構、承辦機構和協辦機構的相關工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領導和演講嘉賓）。

　　另外，為了保證參展商、專業觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會使用停車證。如果展覽會擬出售門票，主辦單位需要事先向稅務部門報告，在征得同意后方可印制和出售門票。

　　十、參展商和觀眾投訴處理

　　在展覽會舉辦過程中，不可避免地會存在個別參展商和專業觀眾會對場館現場管理、餐飲配套服務等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出投訴，有些則直接

　　到問詢處投訴，這時迫切需要有一個專門的機構來處理各種投訴。

　　例如，在第二屆中國（深圳）消費商品采購大會上，組委會在總服務臺設立了問詢投訴處，負責回答參展商和觀眾的問詢，并處理各種投訴，收到了比較好的效果。

　　十一、新聞管理

　　一般來說，國內 1 萬平方米以上的展覽會都會在現場設立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發布各種信息。新聞中心的硬件設施和人員配備應根據展會規模等實際情況決定。

　　另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負責統一發布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關情況。

　　十二、知識產權保護工作

　　一般來說，國內 1 萬平方米以上的展覽會都會在現場設立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發布各種信息。新聞中心的硬件設施和人員配備應根據展會規模等實際情況決定。

　　另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負責統一發布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關情況。

　　十三、現場保潔管理

　　1. 主辦方應在現場設立專門辦公室，并聘請專職律師咨詢。

　　2. 基本原則：

　　1) 堅決反對利用展覽侵犯知識產權。

　　2) 用證據講話。

　　3) 被告方如有異議，有申辯權利，但須提供證據。否則暫時撤下有疑問的展品。

　　3.雙方應在展后訴諸法律解決。

　　4.現場保潔分別由場館方、主場搭建商和特裝搭建商分工負責。展覽場地內公共區域的清潔工作由場館方負責，如通道、廁所、餐廳等。展臺內的清潔按“誰搭建、誰負責保潔”原則來負責。特裝搭建商應在撤展時將展臺內的裝修垃圾清理帶走。

　　展覽會布展和撤展管理

　　一、布展管理

　　布展工作一般在展覽會開幕前幾天舉行，時間長短依展覽會的不同規模和主題而定。譬如，大型汽車展或機械展往往需要近一個星期的時間，而消費品或珠寶首飾等主題的展覽會通常只需要一兩天的時間。

　　對于主辦單位而言，布展就是對展覽會現場環境進行規劃，對參展商、搭建商、運輸商等的有關工作進行協調和管理，從而為展覽會正式開幕做好準備的籌備階段。

　　表1 布展期間的主要工作內容

　　篇二：展會現場管理計劃

　　展覽會現場管理對成功地辦好一屆展覽會至關重要，現場管理做得不好會影響專業觀眾和參展商對展覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質。

　　一、觀眾登記和入場管理

　　觀眾登記處——

　　為了提高工作效率，絕大多數展會組織者都偏向于把預先登記的觀眾和現場注冊的觀眾分開，有些展覽會還進一步將現場注冊的觀眾分成兩類，即有名片的和無名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關手續就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導下填寫登記表，然后再到登記處辦理手續。

　　為了消磨人們在登記處的等待時間，一些展覽會的主辦單位還在入口處設置了展覽活動及論壇議程牌，這樣無疑也便于人們尤其是現場注冊的觀眾預先了解展覽會的總體結構和主要活動安排。

　　二、展覽會現場廣告管理

　　在一次大型展覽活動中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、展會會刊、戶外廣告牌、氣球、標語等，

　　但無論采用什么樣的廣告載體，展會主辦單位都必須制定明確、統一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。即使制定有相應的優惠措施，也應該讓所有參展商都了解，而不應簡單地根據參展企業的規模大小來決定是否給予其優惠。

　　三、參展商行為管理

　　參展商行為管理的主要工作依據是參展合同。在布展（尤其是某參展商需要進行特裝時）、開展和撤展等不同階段，展覽會主辦單位都應和參展商進行有效的溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場館的使用規定。必要時主辦單位可以

　　采用強制性措施，以維護絕大多數參展商的正當利益和保證整個展覽會的順利進行。

　　四、安全管理

　　1. 制定安全應急策略，按照制定的應急策略，突出自救意識、自救能力、組織紀律和 服從等方面的宣傳， 熟悉緊急情況的處理方法和人員疏散程序， 增強穩操勝券的信 心和決心。

　　2. 防止危險品進入展場。在展場的醒目位置、關鍵路口、場內和場外的各個關口，尤 其是安全出口等，均設置各種各樣的導導示圖、標志牌等，對安全出口通道、進出 只需、飲水、就餐、防滑、公廁、停車等進行指示。

　　3. 安全責任實行問責制。 根據展覽活動消防安全管理的相關規定， 以及大型社會活動 治安管理條例等法律、法規精神，由一名主要領導全面負責各項安全管理工作，實 行問責制， 并配備一定數量的、 具備一定安全管理工作經驗的管理人員具體負責展 會的日常安全管理工作，組織重組的安全保衛力量。

　　五、展會設備設施管理

　　1. 設備管理：保養、修理、更新等

　　2. 環境管理：養護、保潔、綠化等

　　六、媒體的接待和管理

　　展會開幕前， 與有關媒體取得聯系， 邀請媒體記者對展會開幕現場和展覽現場進行采訪 和新聞報道做準備。

　　七、交通、物流管理

　　對現場物流和交通的控制是展覽會全面控制的至關重要的部分，事實上，交通也屬于物流的范疇，只不過這里的“交通”主要指現場的交通工具、停車場及線路的規劃，如展品運輸車輛、巴士（往返于地鐵或機場與場館之間）、Taxi、停車場等。

　　展覽會現場的物流管理工作十分繁瑣，哪怕是看似簡單的停車場事務，也要充分考慮到展品運貨司機、貴賓、參展商和專業觀眾的不同需要。

　　對于大型展覽活動而言，現場交通與物流管理的負責人至少應該掌握：

　　■一份相關聯系人名單；

　　■場館地圖；

　　■展品抵達場館的時間；

　　■現場交通規劃草圖；

　　■緊急情況應對計劃；

　　■現場聯絡點，包括安全和志愿者。

　　八、餐飲管理

　　餐飲服務是展覽會質量的一個重要環節。

　　展覽會主辦單位可采取外包的方式，將展會期間餐飲區的經營權臨時轉讓給知名酒店或連鎖餐廳，并通過合同條款對其菜單、份量和價格等進行嚴格的約束，以確保現場餐飲服務的質量。在這一點上，有些展覽公司所采取的餐飲服務公開招標的方法值得借鑒。還有一點需要強調，在展會餐飲區，餐飲服務人員還應該對簡易飯盒等餐具進行及時清理，為參展商和專業觀眾營造一個良好的就餐環境。

　　九、證件管理

　　通常來說，在一次展覽會中，主辦機構至少要印制 6種證件，分別發放給參展商、專業觀眾、工作人員（包括主辦機構、承辦機構和協辦機構的相關工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領導和演講嘉賓）。

　　另外，為了保證參展商、專業觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會使用停車證。如果展覽會擬出售門票，主辦單位需要事先向稅務部門報告，在征得同意后方可印制和出售門票。

　　十、參展商和觀眾投訴處理

　　在展覽會舉辦過程中，不可避免地會存在個別參展商和專業觀眾會對場館現場管理、餐飲配套服務等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出投訴，有些則直接

　　到問詢處投訴，這時迫切需要有一個專門的機構來處理各種投訴。

　　例如，在第二屆中國（深圳）消費商品采購大會上，組委會在總服務臺設立了問詢投訴處，負責回答參展商和觀眾的問詢，并處理各種投訴，收到了比較好的效果。

　　十一、新聞管理

　　一般來說，國內 1 萬平方米以上的展覽會都會在現場設立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發布各種信息。新聞中心的硬件設施和人員配備應根據展會規模等實際情況決定。

　　另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負責統一發布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關情況。

　　十二、知識產權保護工作

　　一般來說，國內 1 萬平方米以上的展覽會都會在現場設立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發布各種信息。新聞中心的硬件設施和人員配備應根據展會規模等實際情況決定。

　　另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負責統一發布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關情況。

　　十三、現場保潔管理

　　1. 主辦方應在現場設立專門辦公室，并聘請專職律師咨詢。

　　2. 基本原則：

　　1) 堅決反對利用展覽侵犯知識產權。

　　2) 用證據講話。

　　3) 被告方如有異議，有申辯權利，但須提供證據。否則暫時撤下有疑問的展品。

　　3.雙方應在展后訴諸法律解決。

　　4.現場保潔分別由場館方、主場搭建商和特裝搭建商分工負責。展覽場地內公共區域的清潔工作由場館方負責，如通道、廁所、餐廳等。展臺內的清潔按“誰搭建、誰負責保潔”原則來負責。特裝搭建商應在撤展時將展臺內的裝修垃圾清理帶走。

　　展覽會布展和撤展管理

　　一、布展管理

　　布展工作一般在展覽會開幕前幾天舉行，時間長短依展覽會的不同規模和主題而定。譬如，大型汽車展或機械展往往需要近一個星期的時間，而消費品或珠寶首飾等主題的展覽會通常只需要一兩天的時間。

　　對于主辦單位而言，布展就是對展覽會現場環境進行規劃，對參展商、搭建商、運輸商等的有關工作進行協調和管理，從而為展覽會正式開幕做好準備的籌備階段。

　　表1 布展期間的主要工作內容

　　篇三：展會現場管理計劃

　　篇一：展會現場管理計劃

　　展會

　　開幕計劃

　　一、時間：2011年

　　8月24日10:00am-3:00pm 二、地點：北京橋藝術中心 三、貴賓廳：

　　1. 貴賓廳設置簽

　　到臺，擺設鮮花和綠色植物，提供簽到本、簽到筆、茶水和熱毛巾 2. 展會禮儀人員于8:00am

　　在貴賓廳就位，負責在入口處就位等候特邀來賓并且引導

　　來賓，為貴賓佩戴

　　鮮花

　　四、開幕式表演項

　　目：模特眼鏡時尚秀 五、參加開幕式人員

　　1. 特邀來賓（4人）

　　2. 參會人員 六、貴賓抵達安排

　　1. 參會人員于

　　9:00am開始由入口進入現場參加開幕式

　　2. 貴賓在貴賓樓

　　口下車，進入貴賓廳休息，9:25am由相關人員引至開幕式特邀來賓

　　臺參加開幕式

　　3. 貴賓行徑路線：

　　入口處——貴賓通道——貴賓廳——開幕式現場——參觀展覽 七、開幕式儀程

　　8:30 現場音響設

　　備調試；禮儀服務人員入場并準備；檢查show用具 9:00 參展商及組織的普通觀眾到位；

　　音響再度調試；禮儀人員就位

　　9:20 特邀嘉賓抵

　　達，禮儀人員列隊迎接、戴花，并引導嘉賓至貴賓休息室休息 9:28 由禮儀小姐引導嘉賓上

　　貴賓席

　　9:30 主持人（展

　　會承辦人員）介紹貴賓臺嘉賓，宣布開幕 9:40 主承辦方代表致辭

　　10:00 模特眼鏡時

　　尚秀開始，結束后展會開放參觀

　　展會管理計劃

　　一、展會現場布置

　　在舉辦開幕儀式之

　　前，首先要將開幕現場布置好，以便為展會開始和觀眾參觀做好充分的準備。 二、vip接待

　　對于貴賓的接待，

　　應給予特別的對待，從到達會展地點到出席開幕直到離開展會地點都要進行周到的安排，對

　　于重要貴賓還需要事先制定接待計劃，上報有關負責部門和相關人員審定后執行。 三、媒體

　　的接待和管理

　　展會開幕前，與有

　　關媒體取得聯系，邀請媒體記者對展會開幕現場和展覽現場進行采訪和新聞報道做準備。 四、

　　展會設備設施管理

　　1. 設備管理：保養、

　　修理、更新等 2. 環境管理：養護、保潔、綠化等 五、展會現場的安全管理

　　1. 制定安全應急

　　策略，按照制定的應急策略，突出自救意識、自救能力、組織紀律和

　　服從等方面的宣傳，

　　熟悉緊急情況的處理方法和人員疏散程序，增強穩操勝券的信心和決心。

　　2. 防止危險品進

　　入展場。在展場的醒目位置、關鍵路口、場內和場外的各個關口，尤

　　其是安全出口等，

　　均設置各種各樣的導導示圖、標志牌等，對安全出口通道、進出只需、飲水、就餐、防滑、

　　公廁、停車等進行指示。 3. 安全責任實行問責制。根據展覽活動消防安全管理的相關規定，

　　以及大型社會活動

　　治安管理條例等法

　　律、法規精神，由一名主要領導全面負責各項安全管理工作，實行問責制，并配備一定數量

　　的、具備一定安全管理工作經驗的管理人員具體負責展會的日常安全管理工作，組織重組的

　　安全保衛力量。

　　六、展會現場的其

　　他服務

　　飲水、就餐、指引

　　等。

　　撤展計劃

　　一、展位的拆除

　　二、參展商租用展

　　具的退還 三、參展商展品的處理和回運 四、展品出館控制 五、展場的清潔 六、撤展安全

　　保衛

　　觀眾登記計劃

　　參會登記表

　　地址：北京橋藝術

　　中心

　　預先登記，避免繁

　　瑣的手續，成為參會觀眾，以期聯系。

　　＊ 登錄主辦方網站可下載“觀眾登記表”，此表格復印有效。

　　篇二：展會現場管理

　　博覽

　　會現場管理方案（二）

　　博覽會現場管理對

　　本屆博覽會至關重要，現場管理做得不好會影響專業觀眾和參展商對博覽會的滿意程度，直

　　至影響整個展覽會的品質。

　　為了使本次刺繡、

　　銀飾博覽會有組織、有次序的、有計劃、有目的進行。盡量減少展會期間帶來了不必要的麻

　　煩，促使本次博覽會取的圓滿的成功。

　　現場管理的原則：

　　問題并作精密分析。

　　努力在不確定因

　　素里找出盡量確定的因素。

　　1、盡量利用服務鏈

　　外包服務，進行監控。

　　2、指定專人在專門

　　時間負責專項工作，明前分工、分清職責、責任到人。

　　3、對于重點工作，

　　實行雙重核查制度。

　　4、對重要環節，負

　　責人應及早提出注意問題，實時監督。

　　5、重視對臨時人員

　　的短期培訓。

　　a、系統的現場管理如下：

　　一、 觀眾登記和入

　　場管理

　　設觀眾登記處——

　　為了提高工作效率，把預先登記的觀眾和現場注冊的觀眾分開或進一步將現場注冊的觀眾分

　　成兩類，即有名片的和無名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關手續就可以換取胸

　　卡，后者則要在主辦方人員的指導下填寫登記表，然后再到登記處辦理手續。

　　為了消磨人們在登

　　記處的等待時間，主辦單位應該在入口處

　　設置了展覽活動及論壇議程牌，以便于人們尤其是現場注冊的觀眾預先了解展覽會的總體結

　　構和主要活動安排。

　　二、博覽會現場廣

　　告管理

　　在本次博覽會活動

　　中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、展會會刊、戶外廣告牌、氣球、標語

　　等。

　　但無論采用什么樣

　　的廣告載體，展會主辦單位都必須制定明確、統一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。

　　即使制定有相應的優惠措施，也應該讓所有參展商都了解，而不應簡單地根據參展企業的規

　　模大小來決定是否給予其優惠。

　　三、 對參展商的行

　　為管理

　　主要工作依據是參

　　展合同。在布展（尤其是某參展商需要進行特裝時）、開展和撤展等不同階段，展覽會主辦單

　　位都應和參展商進行有效的溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場館的使用規定。必

　　要時主辦單位可以采用強制性措施，以維護絕大多數參展商的正當利益和保證整個展覽會的

　　順利進行。

　　四、 安全管理

　　管理主要涉及三個方面，即盜竊、火

　　災和衛生。為此，

　　展會主辦單位需要和消防、衛生和公安等部門主動聯系，積極爭取這些部門的支持。

　　五、 交通、物流管

　　理

　　展會的交通主要指

　　現場的交通工具、停車場及線路的

　　規劃，如展品運輸

　　車輛、巴士（往返于地鐵或機場與場館之間）、

　　taxi、停車場等。

　　物流管理工作十分

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